3.2 Результаты работы ИС

Преимущества при внедрении систем электронного документооборота:

• 1. Физическое освобождение места;
• 2. Уменьшение затрат на копирование;
• 3. Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;
• 4. Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование;
• 5. Уменьшение затрат на бумагу;
• 6. Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому;
• 7. Возможность коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
• 8. Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
• 9. Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
• 10. Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
• 11. Улучшение контроля за исполнением документов.

Главный результат автоматизации документооборота — наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения СЭД руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.

В ходе проекта по созданию ИС были полностью автоматизированы следующие процессы деятельности, связанные с оборотом входящих, исходящих и внутренних документов:

• o Прием и регистрация входящей корреспонденции;
• o Удобный интерфейс поиска документа;
• o Ознакомление с входящим / внутренним документом;
• o Подготовка и утверждение проектов исходящих и внутренних документов;
• o Регистрация исходящих / внутренних документов;
• o Передача документов в архив;
• o Контроль исполнения резолюции и документов.