Функционирование учреждений невозможно без документирования, т. е. комплекса рабочих документов.
Отчетно-статистическая, бухгалтерская, снабженческо-сбытовая, организационно-распорядительная и другие унифицированные системы документации имеют свои требования к форме и содержанию документа.
Документы, составленные в письменной форме, являются более официальными, чем устные, позволяют сохранить информацию, представлять одинаковый материал многим адресатам.
Составление распорядительных документов
Основная цель распорядительных документов — регулирование управленческой деятельности. Они делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности, и документы, издаваемые на принципах единоначалия (постановления, решения, приказы, уставы, положения, должностные инструкции).
Приказ — правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
Тексты приказов печатаются на бланке установленной формы и состоят, как правило, из двух частей — констатирующей (вводной) и распорядительной.
В констатирующей части приказа кратко излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. Распорядительная часть содержит задания и мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения, начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ» (печатается с отдельной строки прописными буквами без кавычек, в конце ставится двоеточие) и, как правило, разбивается на пункты, обозначенные арабскими цифрами. В последнем пункте распорядительной части указывается должность и фамилия лица, на которого возложен общий контроль за исполнением приказа.
Приказы в соответствии с их названием регистрируются в пределах календарного года.
Примером документа, составленного на принципах коллегиальности, является протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, при других формах работы коллегиальных органов.
Протоколы оформляются по форме общего бланка и включают следующие реквизиты: наименование ведомства, организации и структурного подразделения; указание вида документа (протокол); заголовок (например, заседание трудового коллектива); дату заседания, номер; место заседания (например, г. Тюмень); текст; подписи (председателя и секретаря).
Текст протокола состоит из двух частей. Первая — вводная, в ней указываются фамилии председателя, секретаря, присутствующих (при небольшом количестве фамилии присутствующих перечисляются в алфавитном порядке; в протоколах больших заседаний указывается общее количество участников со ссылкой на явочный лист) и повестка дня. Вторая — основная, фиксирующая ход заседания, содержит изложение основного доклада или отметку о его приложении, выступления и решения по отдельным вопросам.
