Запросы Access. 
Информационное и технологическое обеспечение профессиональной деятельности

Excel позволяет решать широкий круг задач по фильтрации данных с помощью Автофильтра. Но у этого инструмента один существенный недостаток: всякий раз приходится повторять критерии фильтрации. А это чревато ошибками. Расширенный фильтр позволяет сохранять критерии фильтрации, но это достаточно сложный инструмент. В Access также есть Автофильтр и Расширенный фильтр. Но, как справедливо отмечает А. Ссннов^[1], инструмент расширенной фильтрации имеет скорее учебное, нежели практическое значение. Совсем другое дело запросы. Запрос — это правило преобразования информации одной или нескольких таблиц. Преобразование может представлять собой отбор информации, вычисления или некоторые другие действия.

Чтобы создать запрос, нужно выполнить команду Создание / Мастер запросов / Простой запрос (рис. 4.10).

И далее, последовательно выбирать необходимые таблицы, запросы и поля для создания нового запроса (рис. 4.11).

В нашем случае мы пока импортировали одну таблицу ИД с исходными данными по книгам. Далее, следуя указаниям Мастера, нужно будет назначить имя запросу. Как всегда, подчеркнем важность использовать осмысленные имена. Даже автору будет непросто сказать, какие данные содержит та или иная база данных (рис. 4.12).

Рис. 4. 70. Окно Мастера запросов.

Рис. 4.11. Окно Создание простого запроса

Pmc. 4. 72. Пример неудачного назначения имен

При работе с базами данных полезно использовать префиксы, которые бы обозначали принадлежность к тому или иному классу объектов. На панели навигации (левая часть экрана) объекты Access сгруппированы должным образом, а вот с вкладками открытых объектов может возникнуть путаница. Поэтому неплохо иметь тблКниги, знрКниги и фрмКниги (рис. 4.13).

Рис. 4.13. Ярлыки открытых объектов

В чем очарование. Пользователь выбирает в запросе только те ноля, которые ему нужны. И делается это очень просто, на автомате. Пользователь модифицирует данные в запросе в удобном для него формате. Но все эти изменения будут отражены и в исходной таблице. Результат выполнения запроса может иметь вид (рис. 4.14).

Рис. 4.14. Результат выполнения запроса

Мы создали запрос с использованием мастера. Но можно для создания и редактирования запросов использовать режим конструктора (смотри группу Режимы вкладки Главная). Чтобы добавить поле в запрос, необходимо перетащить соответствующее поле из списка полей таблицы (ИД) в верхней части конструктора в нижнюю часть. Чтобы удалить поле из запроса, необходимо выделить это поле в нижней части запроса и нажать клавишу Del. Перемещая курсор мыши над названиями таблиц и запросов в нижней части конструктора (ниже линии, разделяющей верхнюю и нижнюю части конструктора), нужно добиться появления черной утолщенной стрелки сверху вниз.

Рис. 4.15. Запрос в режиме конструктора

Чтобы выполнить запрос, необходимо щелкнуть по кнопке Выполнить (с большим восклицательным знаком) из группы Результаты (рис. 4.16).

Рис. 4.16. Работа с запросом в режиме конструктора

Запрос позволяет осуществлять сортировку (рис. 4.17).

Рис. 4.17. Определение типа сортировки в запросе

Например, может представлять интерес сортировка по очереди чтения, которую задает пользователь. А если вы хотите посоветовать некоторые книги, то можете отсортировать книги по вашим впечатлениям от их прочтения.

В контекстном меню открытого запроса есть одна очень интересная опция: Режим SQL (Режим структурированных запросов). Это отдельная наука, мы ее не будем касаться. Но пугаться ситуации не следует: мы просто не будем использовать этот режим. Посмотрите на следующее выражение (рис. 4.18).

Рис. 4.18. Запрос SQL

Это запрос на языке структурированных запросов SQL. Чтобы такое написать, нужно сначала этот язык выучить, а потом этот запрос отладить, ибо написать такое без ошибок получится далеко не у всех. A Access транслирует работу пользователя с Мастером в запрос.

Для нас наибольший интерес будет представлять запрос на выборку, т. е. запрос, который по определенным пользователем критериям выберет из таблицы или другого запроса записи, удовлетворяющие этим критериям (рис. 4.19).

Рис. 4.19. Формирование критерия отбора.

Формирование запросов в Access во многом схоже с формированием критериев фильтрации в Excel, только с запросами работать существенно проще. На ленте можно видеть шесть типов запросов. К ним можно еще добавить параметрический запрос. Так что если вам понравится работать с базами данных, то можно будет усовершенствовать свои навыки в работе с запросами. Это еще один аргумент в пользу баз данных Access.

• [1] См.: Сенное Л. Access 2010: учебный курс. СПб.: Питер, 2010.