Создание запросов. 
Работа с офисным пакетом MS Access

Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице.

При создании таблицы с помощью MS Access можно заметить, что программа не разрешает использовать вычисляемые поля.

Не существует также возможности выполнить сортировку не по первичному ключу. Благодаря запросам, можно выполнить сортировку или вычислить выражения. Например, свести вместе данные из связанных таблиц.

При выполнении запроса MS Access считывает данные из таблиц и отображает результат выполнения в режиме таблицы. При этом следует учитывать, что результат выполнения запроса не сохраняется.

Данные всегда хранятся в таблицах. В запросе MS Access хранит только инструкции о том, как должны быть организованы данные в результате выполнения запроса.

Для некоторых запросов можно внести изменения в результат запроса, отображаемый в режиме таблицы. Эти изменения отразятся и в исходных таблицах. На основании запроса можно разработать форму или отчет.

В таблице данные всегда отсортированы по первичному ключу. Чтобы организовать другой способ сортировки данных, используется запрос.

Для создания такого запроса в окне базы данных следует выбрать пиктограмму «Таблица» и указать таблицу, которую необходимо отсортировать.

Выбор пиктограммы «Новый запрос», расположенной на панели инструментов, приводит к открытию диалогового окна для создания нового запроса для указанной в окне базы данных таблице.

В результате выбора пиктограммы «Новый запрос» в диалоговом окне отображается список всех имен полей исходной таблицы, в начале которого расположен символ «* «. Отбуксируйте звездочку в бланк запроса QBE. Она является символом-заменителем всех полей данных. Кроме того, отбуксируйте в бланк запроса то поле данных, по которому должна быть проведена сортировка.

Для этого поля из списка «Сортировка» выберите способ сортировки. Выберите пиктограмму «ВЫПОЛНИТЬ» и MS Access отобразит на экране результат запроса, отображаемый в режиме таблицы, данные в котором отсортированы требуемым образом.

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде виртуальной таблицы.

Полученная таблица может использоваться в качестве источника данных в формах, отчетах, страницах доступа к данным, других запросах. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей.

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

ѕ включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля;

ѕ выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

ѕ произвести вычисления в каждой из полученных записей;

ѕ сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, в одну запись и одновременно для других полей образовавшихся групп выполнить одну из статистических функций;

ѕ произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;

ѕ создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;

ѕ удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных.

Многотабличный запрос позволяет сформировать записи результата путем объединения взаимосвязанных записей из таблиц базы данных и включения, нужных полей из них.

В частности, при объединении двух нормализованных связанных одно-многозначными отношениями таблиц, результирующая запись образуется на основе записи подчиненной таблицы, в которую добавляются поля из связанной записи в главной таблице.

Заметим, что подобное объединение формирует новую ненормализованную таблицу, в которой данные могут многократно дублироваться. Рассмотренный способ формирования записей запроса задается при установлении связи между таблицами по умолчанию.

По умолчанию связи устанавливаются с параметром объединения первого типа: объединение только тех записей, в которых значения полей связи обеих таблиц совпадают. Могут устанавливаться и другие способы объединения таблиц.

Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.

Access может быть создано несколько видов запроса:

ѕ запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса.

ѕ На основе такого запроса могут строиться запросы других видов. Таблицу с результатами запроса на выборку можно использовать для работы с данными в таблицах, на которых построен запрос.

ѕ Например, через таблицу запроса можно корректировать данные в исходных таблицах базы данных. Запросы могут служить источниками записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

ѕ запрос на создание таблицы — также выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, результат сохраняет в новой постоянной таблице.

ѕ запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.