Формирование счетов — фактур по авансам, полученным от покупателей, в программе «1с: бухгалтерия»

Регистрация счетов-фактур на авансы, полученный от покупателей производится с помощью обработки «Регистрация счетов-фактур на аванс» (меню «Основная деятельность» — «Ведение книги продаж» —"Регистрация счетов-фактур на аванс"). Даная обработка выполняется за определенный период. При относительно небольших объемах совершаемых хозяйственных операций рекомендуемый период — месяц, но это не обязательно. Можно формировать счета-фактуры на аванс за меньшие периоды, но при условии, что счета расчетов с покупателями за соответствующий период выверены и все полученные авансы отражены в учете должным образом. Формирование счетов-фактур производится отдельно по каждой организации (в случае, если в информационной базе ведется учет более чем по одной организации).

По кнопке «Заполнить» табличная часть формы может быть заполнена на основании данных регистра учета расчетов с покупателям для НДС, которые были сформированы при проведении первичных документов по Расчетам с контрагентами, а также по данным отчетов комиссионеров, в которых на закладке «Денежные средства» указан вид отчета по платежам — «Аванс».

После выверки данных, размещенных в табличной части документа (а при необходимости — и их корректировки), по кнопке «Выполнить» производится формирование счетов-фактур на аванс и их проведение в информационной базе. В ходе проведения счетовфактур на аванс производится начисление сумм НДС к уплате в бюджет (запись по дебету счета 76 «НДС по авансам и предоплатам» и кредиту счета 68.02 «Налог на добавленную стоимость»).

Следует обратить внимание на следующие особенности формирования счетов-фактур на авансы в программе «1С :Бухгалтерия»:

• 1. Счета-фактуры на аванс нельзя сформировать вне обработки «Регистрация счетов-фактур на аванс». Это сделано для того, чтобы упорядочить процесс выписки таких счетов-фактур, и в частности, обеспечить их нумерацию в хронологическом порядке, а также по возможности обеспечить соответствие данных таких счетов-фактур данным бухгалтерского учета. Однако это не значит, что отсутствует возможность выписать счет-фактуру на аванс «вручную» — для этого необходимо вписать соответствующую строку в табличную часть обработки «регистрация счетов-фактур на аванс».
• 2. Счета-фактуры на аванс имеют особую нумерацию, она отличается от нумерации счетов-фактур, выписываемых по операциям реализации, наличием префикса «А». Это удобно для контроля, и вместе тем не противоречит НК РФ.
• 3. В случае если по одному и тому же документу (например, платежному поручению) получены авансы по нескольким договорам, то будет выписано соответствующее количество счетов-фактур — на каждый договор отдельно.
• 4. В случае если поступивший аванс частично подлежит налогообложению с применением одной ставки НДС (например, 18/118), а частично — с применением другой ставки НДС (например, 10/110), то будут выписаны отдельные счета-фактуры, в каждом из которых будет указана соответствующая ставка НДС.
• 5. Выписка счетов-фактур осуществляется по факту получения аванса.
• 6. В случае если после выписки счетов-фактур на аванс обнаружилось, что один или несколько авансов были неправильно классифицированы, есть возможность запустить обработку повторно за тот же период и сформировать счета-фактуры заново. При этом ранее сформированные счета-фактуры будут удалены. Распечатать счета-фактуры на авансы можно как по одному (это делается непосредственно из каждого документа), так и сразу за весь период (для чего необходимо воспользоваться универсальной обработкой «Групповая обработка справочников и документов» из меню «Сервис»).