Учет расчетов по командировкам

Рассмотрим документирование операций по расчетам с подотчетными лицами при направлении работника в командировку. Направление работников предприятия ООО «СтройСервис» в командировку производится руководителем предприятия и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. Командировочное удостоверение не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении. В командировочном удостоверении Алексеев Е. С. сделаны отметки о выбытии из г. Климовск 03.10.2016 г, прибытие в г. Подольск 03.10.2016 г, выбытие из г. Подольск 08.10.2016 г, прибытие в г. Климовск 08.10.2016 г. (приложение 2). Наряду с командировочным удостоверением оформляется приказ, (распоряжение) о направлении работника в командировку (приложение 1). Далее работнику из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру на командировочные расходы выдается аванс. В течение трех дней после возвращения работника из командировки он предоставляет в бухгалтерию предприятия авансовый отчет о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов.

Командировочные удостоверения распечатываются, подписывается руководителем и выдается командированному лицу.

Выдача наличных денег под отчет на хозяйственные и оперативные нужды, а также на командировочные расходы на предприятии осуществляется согласно законодательству.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Статья 168.1. Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера.

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Для коммерческих организаций сумма суточных законом не установлена. Порядок оплаты командировочных расходов, включая суточные и их размер, должен определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 167 ТК РФ). Обычно это положение о командировках или одноименный приказ.

Однако в налоговом законодательстве (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ) определен максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 руб. при командировках по России, 2500 руб. при загранкомандировках. При превышении этих сумм работодатель обязан удержать НДФЛ с работника.

По этой причине многие организации в своих локальных положениях о командировках устанавливают в качестве суточных именно эти суммы, хотя отступление от них в любую сторону нарушением закона не будет.

Законодательство не определяет точные сроки выплаты аванса при командировке. Условие одно — этот аванс должен быть выплачен до начала командировки.

Необходимо знать, что работник имеет право отказаться от командировки из-за невыплаты аванса; этот отказ не будет считаться нарушением трудовой дисциплины.

Желательно прописать порядок и сроки выплаты суточных при командировках (а также в целом командировочных расходов) в локальном положении о командировках.

Выплата этих сумм работнику может производиться как наличными деньгами в кассе организации, так и путем перечисления денежных средств на банковскую зарплатную карту работника. Указание об этом также нужно закрепить в положении о командировках организации.

Командировка оформляется приказом (распоряжением) (см. приложение 1) с указанием пункта назначения, наименования предприятия (организации), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение (см. приложения 2), подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются следующие:

• · номер командировочного удостоверения;
• · штамп объединения, предприятия, учреждения, организации;
• · ФИО, должность и место работы командируемого работника;
• · пункт назначения;
• · срок командировки;
• · цель командировки;
• · документ, являющийся основанием для выдачи командировочного удостоверения с указанием его номера и даты подписания.

На обратной стороне командировочного удостоверения делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии к месту постоянной работы.

Далее по расходному ордеру работник получает необходимую денежную сумму (приложение 4).

При необходимости, работники предприятия используют собственные средства, в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Российской Федерации.

После возврата из командировки подотчетно лицо должен составить авансовый отчет (приложение 3), приложить к нему все первичные документы и вместе с командировочным удостоверением сдать в бухгалтерию.

Авансовые отчеты заполняются на основании документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, после чего распечатываются, подписываются и хранятся в деле, вместе с кассовыми документами. Формирование проводок и ведение учета происходит автоматически (приложение 5).

Из авансового отчета Ахметова Е. С. видно, что он израсходовал и подтвердил документами 7800 сомов, а получил 8000 сомов. У него осталось 200 сомов, которые он должен вернуть по приходному ордеру.

Таблица 2. Содержание хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами.

Кроме авансового отчета, работник предоставляет краткий отчет о проделанной работе. После получения авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами бухгалтер после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах цифрами с помощью бухгалтерских проводок фиксирует направление списания данных сумм из подотчета. Израсходованные фактически подотчетными лицами средства на командировки, отраженные в оправдательных документах, проводятся по кредиту счета 1520 в корреспонденции с различными счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Таким образом, учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «СтройСервис» осуществляется посредством первичных документов установленной формы. В ООО «СтройСервис» учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Для ускорения расчетов с подотчетными лицами, в ООО «СтройСервис» используются автоматизированная система учета, которая позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных.