Автоматизация документооборота охранного предприятия

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГБОУ ВПО «КубГУ»)

Кафедра прикладной математики ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ (ДИПЛОМНАЯ) РАБОТА Автоматизация ДОКУМЕНТООБОРОТА ОХРАННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ Работу выполнил Н. И. Богацкая Факультет компьютерных технологий и прикладной математики Специальность 80 801.65 Прикладная информатика в экономике Научный руководитель доцент А. В. Коваленко Нормоконтролер магистр педагогики О. Н. Свистунова Краснодар 2013

1. Теоретические аспекты автоматизации документооборота современного предприятия

1.1 Понятие и содержание системы документооборота

1.2 Выбор системы автоматизации документооборота

2. Организационно-функциональный анализ деятельности и документационного обеспечения управления предприятия ООО «Мобильные охранные системы»

2.1 Общая характеристика организации

2.2 Организационно-управленческая структура предприятия

2.3 Анализ системы документооборота в компании ООО «Мобильные охранные системы»

3. Разработка автоматизированной системы документооборота охранного предприятия

3.1 Основы программирования средствами системы «1С: Предприятие»

3.2 Описание программы «Мобильные охранные системы»

3.2.1 Подсистемы

3.2.2 Справочники

3.2.3. Планы видов характеристик

3.2.4 Документы и регистры

3.2.5 Перечисления

3.2.6 Отчеты и обработки Заключение Список использованных источников

В нашем современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом политической и социальной жизни общества. Качество информации определяет качество управления.

В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, повышение производительности труда, экономия трудозатрат и так далее. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы.

Автоматизация документооборота, на сегодняшний момент, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, которая позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Данные обстоятельства обуславливают актуальность темы дипломной работы «Автоматизация документооборота охранного предприятия».

Дипломная работа посвящена проектированию и методике разработки автоматизированной системы электронного документооборота охранного предприятия ООО «Мобильные охранные системы» на базе 1С: Предприятие.

Целью является автоматизация процессов документооборота масштаба организации.

Для достижения поставленной цели были решены задачи:

1 Изучение теоретических аспектов автоматизации документооборота современного предприятия;

2 Организационно-функциональный анализ деятельности и документационного обеспечения управления ООО «Мобильные охранные системы»;

3 Разработка автоматизированной системы документооборота для данного предприятия.

Объект исследования: ООО «Мобильные охранные системы» — частное охранное предприятие, предоставляющее услуги по охране государственных (муниципальных) учреждений.

Предмет исследования: автоматизация документооборота на предприятии ООО «Мобильные охранные системы».

Методами исследования являются: наблюдение, анализ документации, статистические данные.

Реализация автоматизированной системы документооборота осуществляется с помощью программного продукта «1С:Предприятие».

При написании дипломной работы было изучено законодательство Российской Федерации, труды российских и зарубежных авторов, монографии, научная и учебная литература, реферативная и обзорная информация, периодические издания, информация из сети Интернет, материалы научно-практических конференций.

Структура данной работы состоит из введения, трех глав и заключения:

Введение

раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, цель, объект, предмет, задачи и методы решения задач, раскрывает практическую значимость работы.

В первой главе дипломной работы представлены теоретические аспекты автоматизации документооборота на современном предприятии, выбор системы электронного документооборота.

Во второй главе дана общая характеристика организации ООО «Мобильные охранные системы», исследована организационно-управленческая структура предприятия, проведен анализ состояния документационного обеспечения управления предприятия и степени его автоматизации.

В третьей главе описывается, непосредственно, сама разработка автоматизированной системы документооборота охранного предприятия.

В заключении сформулированы основные результаты дипломной работы.

1. Теоретические аспекты автоматизации документооборота современного предприятия

1.1 Понятие и содержание системы документооборота

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно возникает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля, играют современные системы документооборота.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов (Таблица 1.1):

1 Входящие Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.

2 Исходящие Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

3 Внутренние Внутренний документ — официальные документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

Таблица 1.1 Традиционная работа с документами в организации без использования автоматизированной системы документооборота

Порядок движения документов в организации включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Этот процесс можно представить в виде схем, приведенных ниже (Рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 — Жизненный цикл документа Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей. На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, для тех организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

— потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации);

— задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор);

— фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени);

— избыточность документооборота (дублирование документов);

— большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные технологические операции) и др.

Цели автоматизации документооборота организации, вне зависимости от организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

— повышение качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;

— объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;

— обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

— снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;

— заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации документооборота организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

Подготовка и оформление документов:

— повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации;

— унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования.

Организация документооборота и исполнения документов:

— исключение дублирования ввода информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации);

— исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации);

— упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов — маршрутизация);

— повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами;

— сокращение сроков исполнения и прохождения документов;

— своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом).

Организация контроля исполнения документов:

— объединение документационных потоков всех подразделений организации (в том числе территориально-удаленных);

— оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

— обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения).

Организация хранения документов, поисковая система:

— обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним;

— обеспечение возможности оперативного поиска и организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

— обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов.

Таким образом, суммируя все выше сказанное можно сделать вывод: автоматизация документационного обеспечения управления организации, вне зависимости от организационно-правовых форм, ввиду комплексного подхода к решению проблем документооборота, повышает оперативность управления, эффективность работы ее сотрудников, а, следовательно, приводит к повышению конкурентоспособности на рынке.

1.2 Выбор системы автоматизации документооборота

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документооборота (Рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 — Рынок программных продуктов для автоматизации документооборота При написании дипломной работы был выбран программный продукт компании 1С — «1С: Предприятие».

«1С: Предприятие» — прикладная программа, служащая для комплексной автоматизации всевозможных видов учета, финансово-экономического анализа на предприятии любой сферы деятельности и любой организационной структуры.

Программа будет работать на технологической платформе «1С:Предприятие 8.2», которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи. Так же платформа «1С:Предприятие 8.2» поддерживает работу в файловом режиме, а также с различными СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Система позволяет работать с документами любых типов. Все документы хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа. В программе существует возможность устанавливать различный уровень доступа пользователей и групп пользователей к разделам, документам и поручениям. Предусмотрен полнотекстовый поиск данных по всем полям, в том числе и по содержимому документов. Основная часть работы может выполняться непосредственно на рабочем столе программы, который показывает список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляет возможность для быстрого поиска документов по содержимому. Для автоматизации коллективной работы с документами предусмотрены следующие бизнес-процессы (к каждому из указанных бизнес-процессов можно приложить один или более документов; поддерживается ролевая маршрутизация, которая позволяет назначать поручения не только конкретным сотрудникам, но также ролям и группам пользователей). Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам: ГОСТ Р 6.30−2003, ГОСТ Р 51 141−98, Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [6], требования ГСДОУ, типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти.

Каждый производитель систем, говорит, что его продукты самые функциональные, самые удобные и самые эффективные. Часто бывает и так — заказчик приходит с вполне определенной проблемой, выслушав которую производитель говорит о своей суперсистеме, которая сразу решит и эту и все другие проблемы. В результате, заказчик тратит деньги (зачастую немалые) на организацию системы автоматизации документооборота на предприятии и не получает того, чего хотел. При всем при этом, программный продукт мог быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения другого класса задач.

Поэтому в дипломной работе, разработка автоматизированной системы документооборота для охранного предприятия ООО «Мобильные охранные системы», будет производиться не в типовой конфигурации на базе «1С: Предприятие», а в новой (нетиповой) конфигурации, написанной специально под данную организацию.

2. Организационно-функциональный анализ деятельности и документационного обеспечения управления предприятия ООО «Мобильные охранные системы»

2.1 Общая характеристика организации

В дипломной работе рассматривается частное охранное предприятие (ЧОП) «Мобильные охранные системы» (форма собственности Общество с Ограниченной Ответственностью (ООО)). ООО «Мобильные охранные системы» действует в соответствии с Гражданским Кодексом РФ и Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ, «Об обществах с ограниченной ответственностью». Общество является коммерческой организацией.

Основным видом деятельности предприятия является оказание услуг по вызову на объекты недвижимости вооруженных групп задержания по сигналу с кнопок тревожной сигнализации.

Основные задачи:

1 Абонентское обслуживание имеющихся объектов;

2 Подключение к системе тревожной сигнализации новых объектов.

В зависимости от поставленных задач, данное охранное предприятие в комплексе выполняет две основные функции:

1 Техническая — организация внедрения и эксплуатации системы тревожной сигнализации, тестирование ее работоспособности;

2 Охранная — обеспечение оперативного реагирования специальных милицейских групп задержания, которым представлены все права по пресечению противоправных действий.

Предприятие не имеет собственных групп задержания и при поступлении вызовов по системе тревожной сигнализации передает информацию об экстренных вызовах в подразделения вневедомственной охраны или в соответствующие дежурные части органов внутренних дел. Реагирование на сигналы ЧОП «Мобильные охранные системы» осуществляется в соответствии с соглашениями о взаимодействии и приказами ГУВД Краснодарского края.

ООО «Мобильные охранные системы» — это организация с антитеррористической деятельностью по Краснодарскому краю. Поэтому, охраняемые объекты это в основном государственные (муниципальные) учреждения, но бывают и другие частные предприятия, организации (не зависимо от форм собственности).

На сегодняшний момент времени, документооборот организации ведется в программе «1С: Предприятие 7.7» с нетиповой конфигурацией (конфигурацию создавали с нуля, специально для ООО «Мобильные охранные системы»).

Причины, по которым необходимо переходить на «1С: Предприятие 8.2»:

— компания «выросла» из старой «1С: Предприятие 7.7». Не хватает функционала отчетов, гибкости разделения прав доступа, производительности системы, гибкости настройки обмена данными с другими информационными системами;

— проблемы со скоростью работы — 1С «тормозит». Все возможные способы оптимизации испробованы;

— желание идти в ногу со временем. Фирма, ООО «Мобильные охранные системы» хочет воспользоваться новейшими разработками.

Переход с «1С: Предприятие 7.7» на «1С: Предприятие 8.2» будет разделен на следующие этапы:

1 Апгрейд: покупка новой программы «1С: Предприятие 8.2» и создание новой конфигурации, с учетом потребностей данной фирмы;

2 Перенос данных из «1С: Предприятие 7.7» в «1С: Предприятие 8.2»;

3 Подготовка к эксплуатации: первоначальная настройка программы, обучение пользователей;

4 Внедрение: начало работы, исправление всех ошибок в программе и ошибок в работе пользователей, полная поддержка до начала стабильной работы;

5 Сопровождение: исправление ошибок в работе пользователей, исправление ошибок в программе, реализация дополнительного функционала для пользователей.

2.2 Организационно-управленческая структура предприятия

Численность сотрудников ООО «Мобильные охранные системы», составляет около 30 единиц. В организации имеется 5 подразделений:

1 Дирекция;

2 Бухгалтерия;

3 Абонентский отдел;

4 Диспетчерская служба;

5 Служба технической поддержки.

Схему взаимодействия информационных потоков между подразделениями организации можно увидеть на Рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 — Схема информационных потоков между подразделениями организации Краткое описание подразделений с должностными функциями и сведениями о необходимой информации, которой должно владеть то или иное подразделение:

1 Дирекция Выполняемые функции:

— общее руководство деятельностью организации;

— проведение переговоров о подключении новых групп объектов;

— взаимодействие с правоохранительными органами в части обслуживания объектов;

— переговоры по уплате дебиторской задолженности государственным учреждениям;

— подготовка и участие в конкурсах на оказание услуг для государственных учреждений.

Необходимая информация:

Данные программы бухгалтерского учета — сведения по задолженностям, состоянию расчетного счета, планируемым платежам на содержание предприятия и перечислений в бюджет, затратам предприятия. Информация от диспетчерской службы о сложностях в реагировании — для устранения проблем с правоохранительными органами. Сведения о проводимых конкурсах (для дальнейшего участия).

2 Бухгалтерия Выполняемые функции:

— ведение бухгалтерского учета на предприятии;

— расчет и уплата налогов и отчислений в бюджет и внебюджетные фонды.

Необходимая информация:

Информация, содержащаяся в первичной документации. План-график платежей в бюджет.

3 Абонентский отдел Выполняемые функции:

— заключение договоров на обслуживание и регистрация новых объектов в системе тревожной сигнализации;

— ежемесячная выписка документов, подтверждающих факт оказания услуг;

— консультации имеющихся и потенциальных клиентов об обслуживании в системе тревожной сигнализации.

Необходимая информация:

Информация, содержащаяся в договорах и анкетах на подключение к системе. Сведения о количестве дней обслуживания объектов в предыдущем месяце. Регламент работы системы.

4 Диспетчерская служба

Выполняемые функции:

— при поступлении сигнала об экстренном вызове с объектом — передача информации в подразделения вневедомственной охраны или дежурные части территориальных органов внутренних дел;

— тестирование работы «тревожных» кнопок на объектах.

Необходимая информация:

Сведения программного обеспечения по приему экстренных вызовов — наименование объекта, адрес расположения, закрепленный отдел внутренних дел или подразделение вневедомственной охраны. Перечень объектов подлежащих тестированию с указанием номеров телефонов и Ф.И.О. ответственных за тестирование сотрудников.

5 Служба технической поддержки Выполняемые функции:

— контроль за работоспособностью программного обеспечения по приему экстренных вызовов;

— разбор неудачных попыток тестирования «тревожных кнопок»;

— контроль за работоспособностью технических и программных средств всех отделов предприятия.

Необходимая информация:

Отчеты вспомогательных программ и утилит. Сведения о неудачных попытках тестирования, информация в лог-файлах работы программного обеспечения.

Уровни доступа сотрудников различных подразделений к используемой информации:

1 Дирекция Руководители организации имеют полный доступ ко всей информации, всех отделов предприятия, такой как: состояние расчетного счета, планируемые платежи, задолженности, затраты, состояние работы системы тревожной сигнализации, подключения новых объектов, информация об обслуживании объектов и т. д.

2 Бухгалтерия Главный бухгалтер имеет полный доступ к информации финансового и бухгалтерского характера — задолженности, затраты, текущее состояние расчетного счета, сведения по учету рабочего времени и т. д.

3 Абонентский отдел Специалисты абонентского отдела имеют полный доступ к информации о периодах обслуживания объектов, начислений абонентской платы, правилах работы в системе, договорах на обслуживание. Ограниченный доступ распространяется на информацию о реагировании на сигналы «тревожных кнопок» правоохранительным органам — подобные отчеты недоступны, возможно лишь получить информацию о факте выезда групп задержания, даты и времени таких вызовов.

4 Диспетчерская служба Специалисты диспетчерской службы имеют полный доступ к информации о тестировании и поступлении сигналов с «тревожных кнопок» и реагировании на них правоохранительных органов — в том числе даты, время выполнения действий, результат выездов и т. д. Диспетчерской службе разрешено получать информацию абонентского отдела о начислениях и периодах обслуживания, но только в режиме «просмотр», без редактирования.

5 Служба технической поддержки Специалисты службы технической поддержки имеют доступ ко всей информации о работе программных и аппаратных средств. В отношении информации о реагировании и тестировании «тревожных кнопок» специалисты технической поддержки так же имеют доступ, однако ознакомление с такой информацией без оснований запрещено приказом директора.

Схему взаимодействия данного предприятия с внешней средой можно увидеть на Рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 — Информационные связи с внешней средой

2.3 Анализ системы документооборота в компании ООО «Мобильные охранные системы»

Движение документов в ООО «Мобильные охранные системы» с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот данного предприятия.

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у менеджера, утверждения и доведения до исполнителя. Исходя их этого, можно перечислить ряд аргументов в пользу автоматизации документооборота ООО «Мобильные охранные системы»:

1 Оптимизация учета. Автоматизируется документооборот предприятия. Исключается дублирование документов;

2 Снижение издержек. Увеличивается интенсивность труда, снижаются требования к количеству и качеству ресурсов, необходимых для организации учета на предприятии. Например, после введения частичного документооборота было выявлено, что издержки на бумагу уменьшились;

3 Оперативность обработки данных. Увеличивается скорость внесения информации в базу и обработка данных в базе. Новый документ после заведения в справочник моментально доступен для ознакомления. Документы оперативно попадают в систему и регулируют деятельность предприятия;

4 Возможность построения распределенных систем учета. Решает актуальные задачи консолидированного учета в случае, если организация состоит из нескольких, территориально разнесенных подразделений, которые должны обмениваться данными и управляться из центра;

5 Возможность гибко настраивать систему учета, а не подстраиваться под нее. Разграничение прав доступа на просмотр, на согласование;

6 Накопление, хранение и обработка данных по работе предприятия. Система автоматизации позволяет хранить, обрабатывать и анализировать данные за любой промежуток времени.

В настоящем разделе представлены различные требования к системе автоматизации процессов документооборота, определенные по результатам анализа требований, предъявляемых к современным СЭД [8,9].

Требования описывают предполагаемые принципы функционирования системы автоматизации процессов документооборота, ее взаимодействие с пользователем.

В ходе внедрения системы документооборота предприятие преследует следующие цели:

1 Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений предприятия с целью оптимизации и эффективного их взаимодействия;

2 Оперативность доведения документов до исполнителя;

3 Сокращение количества операций по доступу, формированию, поиску, доставке документов;

4 Исключение дублирования работы по вводу информации на различных этапах работы с документами;

5 Повышение степени сохранности документов;

6 Сокращение времени на принятие и внедрение управленческих решений: согласование приказов, распоряжений;

7 Повышение исполнительской дисциплины;

8 Обеспечение взаимодействия с филиалами в рамках единого информационного пространства;

9 Возможность формирования аналитических отчетов по хранилищу (базе данных) документов;

10 Объединение в единый информационный блок всей документации предприятия.

Приведены следующие типы требований:

1 Функциональные требования Описывается функциональность и свойства системы автоматизации документооборота, необходимые для решения задач предметной области.

2 Пользовательские требования Приводятся требования к пользовательскому интерфейсу, быстродействию и надежности системы, обучению пользователей.

3 Системные и инфраструктурные требования Приводятся требования к инфраструктуре, программному обеспечению, необходимые для нормального функционирования системы автоматизации документооборота.

4 Сведения о пользователях Приводится описание пользователей в системе документооборота. Один пользователь может выполнять в системе сразу несколько ролей.

Описание требований (требования к решению) которые необходимо реализовать в программе «1С: Предприятие»:

В первую очередь, это удобный интерфейс, который будет разграничен по функционалу и по подразделениям данной организации. Соответственно, пользователи программы будут разделены по группам доступа (по подразделениям, по привилегиям). У каждого пользователя будет свой уровень доступа к той или иной информации, возможность изменения интерфейса.

Разграничение интерфейса программы по функционалу:

1 Дирекция;

2 Бухгалтерия;

3 Абонентский отдел;

4 Диспетчерская служба;

5 Служба технической поддержки;

6 Обмен данными;

7 Администрирование системы.

Описание каждой подсистемы пользовательского интерфейса программы:

1 Дирекция Руководители организации имеют полный доступ ко всей информации, всех отделов предприятия. Также они могут подать заявку в службу технической поддержки, в случае возникновения каких-либо вопросов по программе или выхода из строя используемого оборудования.

2 Бухгалтерия Бухгалтера организации имеют доступ к информации, которая содержится в первичной документации (ведение бухгалтерского учета на предприятии). План-график платежей в бюджет (расчет и уплата налогов и отчислений в бюджет и внебюджетные фонды). Главный бухгалтер имеет полный доступ к информации финансового и бухгалтерского характера. Остальные бухгалтера имеют ограниченный доступ, в соответствии с их должностными обязанностями. Также бухгалтерский отдел может подать заявку в службу технической поддержки, в случае возникновения каких-либо вопросов по программе или выхода из строя используемого оборудования. На начальной стадии внедрения, будет настроен обмен с типовой бухгалтерской конфигурацией «1С: Бухгалтерия 8» на базе «1С: Предприятие 8.2»: загрузка определенных документов, отчетов и другой необходимой информации, предназначенной для руководителей организации. Это позволит руководству получить «быстрый» доступ к выборочным бухгалтерским данным и облегчит контроль над текущей ситуацией, происходящей на фирме. Но в дальнейшем, бухгалтерский учет будет вестись в написанной конфигурации на базе «1С: Предприятие 8.2».

3 Абонентский отдел Специалисты абонентского отдела имеют полный доступ к информации, которая содержится в договорах и анкетах на подключение новых объектов к системам и периоду их обслуживания. Ограниченный доступ распространяется на информацию о реагировании на сигналы «тревожных кнопок» правоохранительным органам. Также абонентский отдел может подать заявку в службу технической поддержки, в случае возникновения каких-либо вопросов по программе или выхода из строя используемого оборудования. Основные должностные обязанности: регистрация новых объектов, заключение договоров на обслуживание, ежемесячная выписка документов, подтверждающий факт оказания услуг, консультация клиентов об обслуживании.

4 Диспетчерская служба Специалисты диспетчерской службы имеют полный доступ к информации о тестировании и поступлении сигналов с «тревожных кнопок» и реагировании на них правоохранительных органов. Также диспетчерской службе разрешено получать информацию абонентского отдела о начислениях и периодах обслуживания, но только в режиме «просмотр», без редактирования. Как и другие отделы, диспетчерский отдел может подать заявку в службу технической поддержки, в случае возникновения каких-либо вопросов по программе или выхода из строя используемого оборудования. Основные должностные обязанности: тестирование работы «тревожных» кнопок на объектах, при поступлении сигнала об экстренном вызове — передача информации в дежурные части, контроль выполнения.

5 Служба технической поддержки В этом отделе ведется учет заявок, инцидентов и решений, связанных с работой службы технической поддержки предприятия. Специалисты службы технической поддержки имеют доступ ко всей информации о работе программных и аппаратных средств. Подсистема «Техническая поддержка» позволяет решить следующие задачи предприятия: автоматизация технической поддержки пользователей. В том числе — оперативное отслеживание состояния заявки, получения уведомлений о её рассмотрении и прочее. Основные должностные обязанности: контроль за работоспособностью технических и программных средств всех отделов предприятия, разбор неудачных попыток тестирования «тревожных кнопок».

6 Обмен данными Подсистема предназначена для управления обменом данными в распределенной структуре баз данных, а так же для интеграции с другими базами данных на платформе «1С: Предприятие 8.2» .

7 Администрирование системы Подсистема содержит средства настройки программы, в том числе средства настройки общих параметров системы, настройки различных шаблонов документов, подключение дополнительных обработок, удаление помеченных объектов и др. В данной подсистеме так же производится установка индивидуальных настроек пользователей.

документооборот автоматизация 1с программа

3. Разработка автоматизированной системы документооборота охранного предприятия

3.1 Основы программирования средствами системы «1С: Предприятие»

Для автоматизации документооборота данного охранного предприятия, был выбран программный продукт компании 1С — «1С: Предприятие» на технологической платформе «1С: Предприятие 8.2».

«1С: Предприятие» — прикладная программа, служащая для комплексной автоматизации всевозможных видов учета, финансово-экономического анализа на предприятии любой сферы деятельности и любой организационной структуры. Это (одновременно) и технологическая платформа, и пользовательский режим работы. Технологическая платформа предоставляет объекты (данных и метаданных) и механизмы управления объектами. Объекты (данные и метаданные) описываются в виде конфигураций. При автоматизации какой-либо деятельности составляется своя конфигурация объектов, которая и представляет собой законченное прикладное решение. Конфигурация создаётся в специальном режиме работы программного продукта под названием «Конфигуратор», затем запускается режим работы под названием «1С:Предприятие», в котором пользователь получает доступ к основным функциям, реализованным в данном прикладном решении (конфигурации). Конфигурация системы «1C:Предприятие» — это сформированный или предустановленный вариант функционирования системы для разных типов функциональности или разных категорий пользователей.

Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета — от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

На этапе разработки система оперирует такими универсальными понятиями (объектами), как документ, журнал документов, справочник, реквизит, форма, регистр и другие. Совокупность этих понятий и определяет концепцию системы. В свою очередь, процесс конфигурирования распадается на несколько составляющих (деление носит условный характер), определяющих последовательность написания и назначение томов описания. Это «визуальное» конфигурирование (создание структуры конфигурации, форм диалогов и выходных документов, механизм работы пользователей с данными (интерфейс) и права доступа различных групп пользователей к различной информации) и написание программ на встроенном языке «1С: Предприятия» для обработки входных и выходных данных.

Ниже приведена краткая характеристика основных видов объектов конфигурации системы «1С: Предприятие»:

Константы. Для работы с постоянной и условно постоянной информацией в системе используются объекты типа Константа. Информация, хранящаяся в константах, редко изменяется, но, как правило, часто используется в работе. В системе может быть описано неограниченное количество констант.

Справочники. Для работы с постоянной и условно постоянной информацией с некоторым множеством значений в системе используются объекты типа Справочник. Обычно справочниками являются списки материалов, товаров, организаций, валют, сотрудников и др.

Перечисления. Перечисления используются в системе «1С: Предприятие» для описания постоянных наборов значений, не изменяемых в процессе работы конфигурации. На этапе конфигурирования можно описать практически неограниченное количество видов перечислений. В отличие от справочника, значения перечислений задаются на этапе конфигурирования и не могут быть изменены на этапе исполнения.

Документы. Документы предназначены для отражения хозяйственных событий предприятия, которые имеют отношение к автоматизируемой предметной области. В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов.

Журналы документов. Журналы документов предназначены для просмотра документов разных видов. Каждый вид документа может быть показан в нескольких журналах. Журнал документов не добавляет новые данные в систему, а является средством для отображения в едином списке документов нескольких видов.

Отчеты и обработки. Для описания отчетов и процедур обработки информации на этапе конфигурирования может быть создано неограниченное число отчетов и обработок. Отчеты и обработки могут иметь несколько форм, предназначенных, например, для ввода параметров формирования отчета или параметров обработки данных. Алгоритм получения отчета может описываться с использованием встроенного языка или формироваться системой автоматически, в случае использования системы компоновки данных. Система также поддерживает возможность разработки внешних обработок, хранящихся не в самой конфигурации, а в отдельных файлах.

Планы видов характеристик. В системе «1С: Предприятие» объекты Планы видов характеристик предназначены для описания множеств однотипных объектов аналитического учета.

План счетов. Является одним из основных понятий бухгалтерского учета. Планом счетов называется совокупность синтетических счетов, предназначенных для группировки информации о хозяйственной деятельности предприятия. Информация, накапливаемая на таких синтетических счетах, позволяет получить полную картину состояния средств предприятия в денежном выражении.

Бизнес-процессы и задачи. Позволяют создавать формализованные описания типичных последовательностей работ, выполняемых в организации, и на их основе формировать списки задач, которые необходимо выполнить тому или иному сотруднику организации в данный момент.

Регистры. Регистры предназначены для хранения и обработки различной информации, отражающей хозяйственную или организационную деятельность предприятия и не имеющей объектной природы. В системе «1С: Предприятие» существует 4 вида регистров:

— регистры сведений,

— регистры накопления,

— регистры расчетов,

— регистры бухгалтерии.

Специализированные объекты конфигурации. Помимо объектов, описывающих предметную область учета, конфигурация содержит ряд вспомогательных объектов, не относящихся непосредственно к деятельности предприятия, однако тесно связанных с функционированием самой системы. Это механизмы взаимодействия пользователей с системой «1С: Предприятие» (командный интерфейс, критерии отбора, права доступа различных групп пользователей к различной информации); вспомогательные объекты оформительского назначения, позволяющие производить конфигурирование на основе сформированных стилей; библиотеки картинок, с учетом национального языка; модуль приложения и общие модули, в которых располагаются процедуры и функции, доступные из прочих модулей конфигурации; общие макеты печатных форм и многое другое.

В зависимости от вида объекта конфигурации объект может иметь различные подчиненные группы объектов. Например, реквизиты, измерения, формы, табличные части и т. д. Состав подчиненных объектов зависит от типа объекта.

Реквизиты — дополнительная информация об объекте, доступная только в пределах этого объекта.

Табличные части — наборы дополнительной информации об объекте, представленной в виде таблицы.

Реквизиты табличных частей — состав табличной части объекта, доступный только в пределах табличной части объекта.

Формы — форма используется для ввода, просмотра и редактирования информации, хранящейся в объекте конфигурации, содержит модуль формы — программу на встроенном языке системы «1С: Предприятие». Способность иметь визуальное представление позволяет объекту конфигурации организовать интерактивное взаимодействие с пользователем. Характер такого взаимодействия разрабатывается специалистом, осуществляющим конфигурирование системы «1С: Предприятие», и определяется в основном типом объекта конфигурации. Для разработки форм в конфигураторе применяется комплексный редактор форм, позволяющий редактировать все компоненты формы во взаимосвязи. Каждый объект может иметь несколько форм.

Команды — используются для выполнения различных операций с объектом.

Макеты — табличные, HTML или текстовые документы, предназначенные для формирования печатных форм объекта.

Измерения — для регистров это объекты конфигурации, данные о которых учитываются в регистре.

Ресурсы — данные, учитываемые в регистре.

Группы подчиненных объектов не удаляются и не имеют редактируемых свойств. Одним из основных свойств некоторых объектов конфигурации является Тип данных. Это свойство определяет, какого рода информацию может содержать объект конфигурации. Тип данных объекта конфигурации назначается при создании или редактировании свойств объекта в процессе настройки конфигурации.

Объекты конфигурации, для которых может быть указан тип информации, содержащейся в объекте, в системе «1С: Предприятие» называются типизированными объектами конфигурации.

Такие объекты конфигурации, как Справочник, Документ, Обработка, не являются типизированными объектами, так как содержат «комплексную» информацию и, в свою очередь, включают в себя типизированные объекты конфигурации.

Типы данных, которые может принимать объект конфигурации, можно разделить на две группы. Первую группу составляют примитивные типы данных: Число, Строка, Дата и Булево. Кроме этих типов к примитивным типам относят NULL. Объекты конфигурации, которые могут образовывать типы значений конфигурации, в системе «1С: Предприятие» называются типообразующими объектами конфигурации. Некоторые данные могут иметь составной тип.

Командный интерфейс — это основное средство навигации пользователя по функциональности конфигурации. Командный интерфейс строится на основе подсистем. Разработчик конфигурации включает прикладные объекты в соответствующие подсистемы.

Пользователю отображается структура прикладного решения (иерархия подсистем) и предоставляются стандартные команды доступа к функциональности прикладных объектов (вызов списков справочников, документов, открытие отчетов, обработок и т. д.). Однако разработчик, разумеется, может отредактировать предлагаемое системой построение командного интерфейса (изменить порядок, видимость команд). Для этого предназначен редактор командного интерфейса, который вызывается как для конкретной подсистемы, так и для всех подсистем. Цель создания интерфейса — обеспечить структурированный доступ пользователей к той информации, которая необходима им в соответствии с их обязанностями.

3.2 Описание программы «Мобильные охранные системы»

Используя «1С: Предприятие» версии 8.2, в конфигураторе «ООО „Мобильные охранные системы“» были созданы: перечисления (7), справочники (13), планы видов характеристик (1), документы (6), регистры накопления (2), обработки (4), отчеты (3). Все объекты конфигурации распределены по подсистемам. Проведем детальный анализ создания и использования объектов конфигурации.

3.2.1 Подсистемы

Подсистемы в «1С: Предприятие» версии 8.2 являются основными элементами для построения интерфейса. Подсистемы позволяют выделить функциональные части, на которые логически разбивается создаваемое прикладное решение. Учитывая все требования поставленной задачи данной организации, был создан следующий интерфейс программы, он состоит из следующих подсистем:

1 Рабочий стол Рабочий стол представляет собой элемент программы, который содержит наиболее часто используемые отчеты, документы, справочники и пр. Рабочий стол — это, собственно, помощник для пользователя. Каждая сессия начинается именно с рабочего стола. Через рабочий стол пользователь получает необходимую информацию, дает ответы на вопросы пользователя.

2 Бухгалтерия Подсистема «Бухгалтерия» позволяет вести бухгалтерский учет на предприятии, расчет и уплату налогов и отчислений в бюджет и внебюджетные фонды (Рисунок 3.1). На данном этапе разработки, организация ООО «Мобильные охранные системы» ведет данный учет в типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия». В дальнейшем, с доработкой данной конфигурации, предприятие будет отказываться от типового решения, и учет будет вестись в данной программе. В этой подсистеме будет находиться вся информация финансового и бухгалтерского характера — задолженности, затраты, текущее состояние расчетного счета, сведения по учету рабочего времени и т. д.

Рисунок 3.1 — Подсистема «Бухгалтерия»

3 Дирекция Подсистема «Дирекция» позволяет руководителям организации мониторить всеми процессами, которые происходят на данном предприятии, такие как: сведения по задолженностям, состоянию расчетного счета, планируемым платежам на содержание предприятия и перечислений в бюджет, затратам предприятия, информации от диспетчерской службы о сложностях в реагировании, сведения о новых контрагентах и подписанных договорах и т. д. (Рисунок 3.2).

Рисунок 3.2 — Подсистема «Дирекция»

4 Абонентский отдел Подсистема «Абонентский отдел» позволяет менеджерам заключать договора на обслуживание, регистрировать новых объектов в системе тревожной сигнализации, делать ежемесячную выписку документов, подтверждающий факт оказания услуг, консультировать имеющихся и потенциальных клиентов об обслуживании и др. (Рисунок 3.3).

Рисунок 3.3 — Подсистема «Абонентский отдел»

5 Диспетчерская служба Подсистема «Диспетчерская служба» позволяет диспетчерам систематизировано вести документы об экстренных вызовах и тестировании объектов (Рисунок 3.4). А также подавать заявки в службу технической поддержки в случае неудачного тестирования или выхода из строя какого-либо используемого оборудования.

Рисунок 3.4 — Подсистема «Диспетчерская служба»

6 Техническая поддержка Подсистема «Техническая поддержка» позволяет вести учет заявок, инцидентов и решений, связанных с работой службы технической поддержки (Рисунок 3.5). Она позволяет решить следующие задачи предприятия:

Автоматизация получения технической поддержки пользователей. В том числе — оперативное отслеживание состояния заявки, получения уведомлений о её рассмотрении и прочее. В системе можно организовать разделение технической поддержки на несколько служб (направлений) с назначением для каждого направления диспетчеров и ответственных исполнителей. Организация учета оборудования и инцидентов происходящих с ним. Учет гарантийных сроков оборудования и взаимодействие с поставщиком. Организация учета лицензий на программное обеспечение предприятия, в том числе учет сроков действия лицензий, хранение лицензионных номеров и регистрационных карт.

Рисунок 3.5 — Подсистема «Техническая поддержка»

7 Обмен данными Подсистема предназначена для управления обменом данными, а так же для интеграции с другими базами данных на платформе «1С: Предприятие 8.2». В данном случае, ООО «Мобильные охранные системы» будут производить обмен с типовой конфигурацией «1С: Бухгалтерия 8.2». На данном этапе конфигурирования, данная подсистема находится в процессе разработки.

8 Администрирование системы Подсистема «Администрирование системы» предназначена для настройки системы, а также персональных параметров пользователей (Рисунок 3.6). На данном этапе конфигурирования, данная подсистема находится в процессе разработки.

Рисунок 3.6 — Подсистема «Администрирование»

3.2.2 Справочники

Прежде чем приступить к работе в информационной базе, необходимо заполнить справочную информацию, которая впоследствии облегчит и ускорит работу пользователя.

Справочник «Банки»

Данный справочник содержит информацию о банках. Находится в следующих подсистемах: «Бухгалтерия», «Абонентский отдел» (Рисунок 3.7). Особенность, которой обладает данный справочник — это наличие иерархической структуры — иерархия групп и элементов. Для того чтобы справочником было удобно пользоваться, банки были сгруппированы по городам.

Рисунок 3.7 — Заполнение элемента справочника «Банки»

Справочник «Банковские счета»

Данный справочник содержит информацию о банковских счетах, находится в следующих подсистемах: «Бухгалтерия», «Дирекция», «Абонентский отдел» (Рисунок 3.8). Справочник подчинен другому справочнику — «Контрагенты».

Рисунок 3.8 — Заполнение элемента справочника «Банковские счета»

Справочник «Валюты»

Данный справочник содержит информацию о возможных валютах, которые используются в данной организации. Находится в подсистеме «Бухгалтерия» (Рисунок 3.9).

Рисунок 3.9 — Форма выбора справочника «Валюты»

Справочник «Должности»

Данный справочник содержит список должностей в данной организации. Находится в следующих подсистемах «Бухгалтерия», «Дирекция», «Абонентский отдел» (Рисунок 3.10).

Рисунок 3.10 — Форма выбора справочника «Должности»

Справочник «Отделы внутренних дел»

Данный справочник содержит список отделов внутренних дел и отделов вневедомственной охраны. Находится в следующих подсистемах: «Дирекция», «Абонентский отдел», «Диспетчерская служба» (Рисунок 3.11).

Рисунок 3.11 — Заполнение элемента справочника «Отделы внутренних дел»

Справочник «Подразделения»

Данный справочник содержит список подразделений данной организации. Находится в подсистеме «Бухгалтерия» (Рисунок 3.12).

Рисунок 3.11 — Форма списка справочника «Подразделения»

Справочник «Контрагенты»

Данный справочник содержит информацию о всех контрагентах данной организации. Доступен во всех подсистемах. (Рисунок 3.12). Особенность, которой обладает данный справочник — это наличие иерархической структуры — иерархия групп и элементов (Рисунок 3.13).

Рисунок 3.12 — Заполнение элемента справочника «Контрагенты»

Рисунок 3.13 — Форма выбора справочника «Контрагенты»

Справочник «Договоры контрагентов»

Данный справочник содержит информацию о всех заключенных договорах между контрагентом и данной организацией. Доступен во всех подсистемах. (Рисунок 3.14). Справочник имеет иерархию и подчинен другому справочнику — «Контрагенты».

Рисунок 3.14 — Заполнение элемента справочника «Договоры контрагентов»

Справочник «Контактные лица контрагентов»

Данный справочник содержит информацию о всех контактных лицах предприятия. Доступен во всех подсистемах. Справочник подчинен другому справочнику — «Контрагенты». В данном справочнике присутствуют две табличные части «Контактная информация» (Рисунок 3.15) и «Дополнительные реквизиты» (Рисунок 3.16).

Рисунок 3.15 — Заполнение элемента справочника «Контактные лица контрагентов» (Табличная часть «Контактная информация»)

Рисунок 3.16 — Заполнение элемента справочника «Контактные лица контрагентов» (Табличная часть «Дополнительные реквизиты»)

Справочник «Виды заявок технической поддержки»

Данный справочник содержит информацию о видах заявок технической поддержки. Находится в подсистеме «Техническая поддержка». Справочник имеет предопределенные данные (Рисунок 3.17).

Рисунок 3.17 — Форма списка справочника «Виды заявок технической поддержки»

Справочник «Сервис технической поддержки»

Данный справочник содержит информацию о сервисах технической поддержки. Находится в подсистеме «Техническая поддержка» (Рисунок 3.18). Справочник содержит иерархию групп и элементов (Рисунок 3.19).

Рисунок 3.18 — Заполнение элемента справочника «Сервис технической поддержки»

Рисунок 3.19 — Форма списка справочника «Сервис технической поддержки»

Справочник «Физические лица»

Данный справочник содержит информацию о всех сотрудниках данной организации. Доступен во всех подсистемах. (Рисунок 3.20). Особенность, которой обладает данный справочник — это наличие иерархической структуры — иерархия групп и элементов (Рисунок 3.21).

Рисунок 3.20 — Заполнение элемента справочника «Физические лица»

Рисунок 3.21 — Форма списка справочника «Физические лица»

3.2.3 Планы видов характеристик

План видов характеристик «Дополнительные реквизиты и сведения» предназначен для упрощения контроля за потребляемыми ресурсами посредством систематизации их специфических характеристик. Изменять имеющиеся значения и добавлять новые пользователь может, открыв данный план видов характеристик через меню «все функции» (Рисунок 3.22).

Рисунок 3.22 — Форма списка плана видов характеристик «Дополнительные реквизиты и сведения»

Для добавления нового элемента плана видов характеристик нужно заполнить форму, изображенную на рисунке 3.23.

Рисунок 3.23 — Форма элемента плана видов характеристик «Дополнительные реквизиты и сведения»

3.2.4 Документы и регистры

Важнейшими действиями в данном бизнес-процессе являются формирование документов и отчетов. Для отражения всех действий, были созданы соответствующие документы и регистры, по которым осуществляется движение документов информационной базы.

Документ «Заявка в техническую поддержку»

Данным документом сотрудники организации оповещают службу технической поддержки о каких-либо проблемах, поломках оборудования, ошибках, сбоях программного обеспечения и других неполадках.

Сотрудник создает документ, в теме документа коротко описывает проблему, указывает к какому сервису относится та или иная неполадка, вид заявки и приоритет важности. На вкладке «Текст заявки» сотрудник должен более подробно описать интересующую его проблему (Рисунок 3.24).

Рисунок 3.24 — Заполнение элемента документа «Заявка в техническую поддержку» (Вкладка «Текст заявки»)

На вкладке «Решения» (Рисунок 3.25) этот же сотрудник может добавить решение данной проблемы (по нажатию на гиперссылку «Добавить решение»), которую он сам и устранил, не обращаясь в службу тех. поддержки или сообщить попытки устранения неполадки.

Рисунок 3.25 — Заполнение элемента документа «Заявка в техническую поддержку» (Вкладка «Решения»)

На вкладке «Прочее» (Рисунок 3.26) сотрудник указывает параметры данной заявки: подразделение, чтобы инженер технической поддержки знал, в каком подразделении произошла неполадка; автор, кто непосредственно обнаружил проблему и создал заявку; дата подачи, для контроля оперативности выполнения поставленной задачи; примечание, небольшой комментарий по данной проблеме. Реквизит «Рассмотрена» заполняется инженером технической поддержки.

Рисунок 3.26 — Заполнение элемента документа «Заявка в техническую поддержку» (Вкладка «Прочее»)

Документ «Решение технической поддержки»

Данный документ вводится на основании документа «Заявка в техническую поддержку». После того как была создана заявка, инженер технической поддержки может дать ответ сотруднику, обнаружившему данную проблему (Рисунок 3.27). В реквизите «Решено» — ставится значение «истина» в том случае, когда устранена проблема.

Рисунок 3.27 — Заполнение элемента документа «Решение технической поддержки» (вкладка «Решение»)

При создании документа «Решение технической поддержки» на основании документа «Заявки», данные о проблеме автоматически попадают во вкладку «Проблема» (Рисунок 3.28).

Рисунок 3.28 — Заполнение элемента документа «Решение технической поддержки» (вкладка «Проблема»)

При проведении документа данные заносятся в регистр накопления «Решение технической поддержки» для дальнейших отчетов (Рисунок 3.29). Данный регистр содержит информацию о количестве решенных и нерешенных неполадок.

Рисунок 3.29 — Регистр накопления «Решение технической поддержки»

Документ «Экстренные вызовы»

Данный документ регистрирует входящие экстренные вызовы (Рисунок 3.30).

Рисунок 3.30 — Заполнение элемента документа «Экстренные вызовы»

При поступлении сигнала, диспетчер его регистрирует в базе, первым делом выбирает статус сигнала («Экстренный вызов», «Ложная тревога», «Запланированное тестирование»). Далее вводит необходимые данные и отмечает результат вызова («Передано в группу задержания», «В процессе», «Выполнено», «Ошибка», «Ложная тревога»).

При проведении документа данные попадают в регистр накопления «Экстренные вызовы» (Рисунок 3.31).

Рисунок 3.31 — Регистр накопления «Экстренные вызовы»

Данный регистр содержит информацию об экстренных вызовах, которая в дальнейшем пригодится для созданий отчетов.

Документ «Тестирование объектов»

Данный документ содержит информацию о намеренном тестировании объектов, с целью контроля рабочего состояния «тревожной кнопки» (Рисунок 3.32).

Рисунок 3.32 — Заполнение документа «Тестирование объектов»

Диспетчер или менеджер создает документ, о необходимости протестировать систему. После создание события диспетчер в назначенное время обзванивает контрагентов и договаривается о времени тестирования объекта.

Документ «Консультация клиентов»

Данный документ содержит информацию о консультациях контрагентов (Рисунок 3.33).

Рисунок 3.33 — Заполнение документа «Консультации клиентов»

В данном документе, при поступлении каких-либо вопросов, поступивших от контрагента, отражается вся информация об этом событии. Менеджер заполняет реквизиты документа: какой контрагент и кто обратился за консультацией, непосредственно сам вопрос который задали и ответ, который дал сам менеджер — ответственный за этот документ.

Документ «Встречи»

Данный документ содержит информацию о проведенных либо предстоящих встречах (Рисунок 3.34). Сотрудник создает себе или другому сотруднику (реквизит «Автор») некое напоминание. Ответственный вводит информацию о том где, когда и кто будет участниками предстоящей встречи. После того как встреча состоялась, ставится галочка на реквизите «Отработано», если же нет — то на какое время была перенесена встреча.

Рисунок 3.34 — Заполнение документа «Встреча»

3.2.5 Перечисления

Перечисление «Юридические/физические лица» — выбор либо юридического либо физического лица (Рисунок 3.35).

Рисунок 3.35 — Перечисление «Юридические/физические лица»

Перечисление «Статусы сигнала» — перечисление значений вызова по системе тревожной сигнализации (Рисунок 3.36).

Рисунок 3.36 — Перечисление «Статусы сигнала»

Перечисление «Статус» — уровень важности документов (Рисунок 3.37).

Рисунок 3.37 — Перечисление «Статус»

Перечисление «Результаты вызова» — значения результата экстренного вызова (Рисунок 3.38).

Рисунок 3.38 — Перечисление «Результаты вызова»

Перечисление «Пол» — выбор между мужским и женским полом (Рисунок 3.39).

Рисунок 3.39 — Перечисление «Пол»

Перечисление «Статусы консультации» — значения результата документа «Консультации клиентов» (Рисунок 3.40).

Рисунок 3.40 — Перечисление «Статусы консультации»

Перечисления «Виды договоров» — значения с кем данная организация заключила договор (Рисунок 3.41).

Рисунок 3.41 — Перечисления «Виды договоров»

3.2.6 Отчеты и обработки

Отчет «Решения технической поддержки» — показывает за определенный период времени информацию о всех проблемах, поломках, коллизий на данном предприятии, на основании заявок в техническую поддержку. В отчете видны следующие данные: ссылка на документ, при нажатии которого открывается сам документ, что позволяет более подробно ознакомиться с данной проблемой, вид, приоритет, тема, автор заявки и автор решения, а так же сам результат — решено или нет (Рисунок 3.42).

Рисунок 3.42 — Отчет «Решения технической поддержки»

Отчет «Статистика выполнения задач технической поддержки» — показывает за определенный момент времени и с возможностью отбора по ответственному лицу, статистику выполнения работ по сотрудникам технического отдела (Рисунок 3.43). В данном отчете видно количество отработанных и неотработанных решений.

Рисунок 3.43 — Отчет «Статистика выполнения задач технической поддержки»

Отчет «Поступление вызовов» — показывает за определенный момент времени и с возможностью отбора по контрагенту, информацию о поступавших экстренных вызовах (Рисунок 3.44). В отчете можно увидеть: какие вызовы были совершены (экстренные, ложные, тестируемые), ответственного диспетчера и закрепленный отдел внутренних дел за объектом и соответственно, суммарное количество вызовов за данный промежуток времени.

Рисунок 3.44 — Отчет «Поступление вызовов»

Обработки «Консоль запросов управляемая», «Активные пользователи», «Поиск дублей в справочнике контрагентов», «Удаление помеченных объектов» — это уже готовые обработки, которые были подключены в данную конфигурацию.

При написании программного обеспечения были учтены требования к решению автоматизации документооборота и приняты во внимания пожелание пользователей. Был сделан удобный (по функционалу) интерфейс, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, рассмотрен критерий безопасности и удобство эксплуатации.

Этапы разработки программного обеспечения для данного предприятия:

Первый этап: процесс разработки модуля начался с создания констант, справочников, перечислений, планов видов характеристик и др. для работы с постоянной и условно постоянной информацией.

Второй этап: начался с распределения обязанностей и назначения лиц, ответственных за ведение документооборота в подразделениях, разграничение прав доступа и данного функционала.

Третий этап: был автоматизирован процесс создания и регистрации документа, созданы регистрационные карточки документов, набор аналитических отчетов для контроля работы сотрудников, а так же статистические отчеты по работе базы данных.

В ходе выполнения данной дипломной работы были разработаны следующие алгоритмы автоматизации системы, которая позволяет упорядочить документооборот, разработать правила создания и обработки документов, вносить необходимые сведения.

Для внедрения системы была выбрана стратегия перехода на новую систему оперативного управления деятельностью. Разработан порядок внедрения, который включает следующие этапы: установка выбранной системы, первоначальная настройка, доработка и адаптация системы под требования ООО «Мобильные охранные системы».

Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.

Заключение

Использование информационных технологий для управления предприятием делает компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Целью дипломной работы является внедрение системы автоматизированного документооборота на предприятии ООО «Мобильные охранные системы».

В процессе выполнения работы были решены следующие задачи:

— изучены теоретические аспекты автоматизации документооборота современного предприятия;

— проведен организационно-функциональный анализ деятельности и документационного обеспечения управления ООО «Мобильные охранные системы».

— разработана автоматизированная система документооборота для данного предприятия.

Для внедрения системы была выбрана стратегия перехода на новую систему оперативного управления деятельностью и разработан порядок внедрения, который включает следующие этапы: установка выбранной системы; первоначальная настройка, доработка и адаптация системы под требования ООО «Мобильные охранные системы».

Проведенный в работе анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения.

Безусловно, вопрос автоматизации документооборота решается для каждой фирмы индивидуально. Существует не мало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучением персонала, дооснащением оборудования, мотивацией руководства на использование систем электронного документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации и возможности дальнейших исследований данной тематики.

Список использованных источников

Подолина О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. — 2009. — № 3. — С.26−27

Подолина О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. — 2008. — № 11. — С.44−46

ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Введ. 27.02.1998. — М: Изд-во стандартов, 1998.

Ажеронок В. А. Как настраивать «1С:Предприятие 8.2» при внедрении / В. А. Ажеронок. — 1С-Паблишинг, 2010.

Радченко М.Г. 1С: Предприятие 8.2. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы / М. Г. Радченко, Е. Ю. Хрусталева. — 1С-Паблишинг, 2009.

Федеральный закон Российской Федерации. № 149-ФЗ от 27.07.2006. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Режим доступа: URL: http://base.garant.ru/12 148 555/ (дата обращения: 15.05.2013).

Федеральный закон Российской федерации. № 14-ФЗ от 08.02.1998, «Об обществах с ограниченной ответственностью». Режим доступа: URL: http://base.garant.ru/12 109 720/ (дата обращения: 15.05.2013).

Пестрецов А. А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений: Метод. пособие. — М.: СИФ ВНИИДАД, 1998. — 38 с.

Учебный курс: Сравнение лучших СЭД 2010. [Электронный ресурс]. — 2011. — Режим доступа: http://ais.rissoft.ru/6.html (дата обращения: 15.05.2013).

«1С:Предприятие». Материал из Википедии — свободной энциклопедии [Электронный ресурс]. — Режим доступа: