Аудит расчетов с подотчетными лицами в ГУП «Весьегонский межрайонный лесхоз»

Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ГУП «Весьегонский межрайонный лесхоз» осуществляется сплошным методом.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявление на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетов с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставлять авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами ГУП «Весьегонский межрайонный лесхоз», являются:

• 1. авансовые отчеты;
• 2. журнал регистрации авансовых отчетов;
• 3. приказы о направлении сотрудников в командировку;
• 4. список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• 5. приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

• 6. Главная книга организации, Журнал-ордер и ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты по счету 71.1, сальдо;
• 7. Баланс организации, строки 240, 625.
• 8. отчет о движении денежных средств (форма № 4);
• 9. журнал — ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

В ходе проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен был убедиться в следующем (задачи проверки):

• 1. соответствие выдачи денежных сумм под отчет установленным правилам;
• 2. правильность оформления, своевременность представления авансовых отчетов, соответствие приложенных к ним документов нормативным требованиям;
• 3. правильность оформления командировочных документов и возмещения командировочных расходов;
• 4. правильность ведения учета расчетов с подотчетными лицами и отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам.
• 1. Проверка аудитором соответствия выдачи денежных сумм под отчет установленным правилам.

Организация ГУП «Весьегонский межрайонный лесхоз» может выдавать наличные денежные суммы под отчет своим работникам на хозяйственно-операционные расходы. Аудитором было установлено, что размер денежной суммы и срок, на который она выдается, определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче).

На ГУП «Весьегонский межрайонный лесхоз» не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

Аудитором были проверены следующие источники информации:

• — ведомость аналитического учета по счету 71 «Расчеты с Подотчетными лицами»;
• — приказы о выдаче денег под отчет, о направлении в командировку (форма Т-9), заявления о выдаче денег под отчет с разрешительной резолюцией руководства.

Аудиторские процедуры, которые были применены в ходе проверки: просмотр и сравнение документов, опрос.

Также аудитор проверил источники информации на характерные для них ошибки, а именно:

• 1. выдача подотчетных сумм без оснований (приказа или заявления с разрешительной подписью руководства), без определения срока, на который выдана подотчетная сумма;
• 2. выдача подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся заранее по лученные суммы;
• 3. выдача подотчетных сумм лицам, не являющимся работниками организации;
• 4. систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу.