Организация ввода данных в БД

Для проектировщика БД удобнее вводить и редактировать данные в режиме «Таблица». Поэтому я создала несколько таблиц, соответствующих сущностям БД.

Рисунок 2 Таблица «Товары».

Рисунок 3 Таблица «Клиенты».

Рисунок 4 Таблица «Поставщики».

Рисунок 5 Таблица «Поставки».

Рисунок 6 Таблица «Продажи».

Рисунок 7 Таблица «Менеджеры поставок».

Рисунок 8 Таблица «Менеджеры поставок».

На основе этих таблиц и занесенных в них данных созданы формы. Они предназначены для наглядности информации, хранящейся в БД. Представим основные формы — «Поставка товара» и «Продажа товара».

Рисунок 9 Форма «Поставки».

Рисунок 10 Форма «Продажа».

Подчиненная форма — это форма, которая входит в состав другой формы и отображает данные из связанной таблицы. Благодаря ей мы можем одновременно видеть как данные о поставке, так и о менеджере данной поставки (Рисунок 10).

Получение отчетов

Часто при работе с базами данных появляется необходимость создания документов для подведения каких-либо итогов, и, которые, как правило, выводятся на печать. К таким документам в Access относятся отчеты.

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Для моей БД я создала следующие отчеты:

• 1. Продажа товара (сортировка по коду клиента);
• 2. Продажа товара;
• 3. Поставка товара (сортировка по месяцам);
• 4. Поставка товара.

Рисунок 11 Отчет о продаже товаров (по коду клиента).

Рисунок 12 Отчет о продаже.

Рисунок 13 Отчет о поставках по месяцам.

Рисунок 14 Отчет о поставках Отчеты Access обычно имеет смысл использовать в тех случаях, когда требуется создание отчета на бумажном носителе (по электронной почте, например, удобнее пересылать документы Word). Не следует рассматривать отчет как нечто незыблемое — напротив, любой рабочий отчет должен находиться в состоянии непрерывного улучшения.

Усовершенствования, как правило, должны сводиться к визуализации необходимой пользователю информации, приведению ее в наиболее удобный для пользователя вид.