Проблемы внедрения СЭД в «Мире детства»

Так как моя работа направлена на исследование проблемных аспектов внедрения СЭД, то я рассмотрю сейчас те проблемы, с которыми пришлось столкнуться в «Мире детства».

В работе с СЭД принимают участие сотрудники разных отделов, служб, подразделений и филиалов. Поэтому задача внедрения состоит не в том, чтобы всех подключить к системе документооборота, а в том, чтобы организовать коллективную работу с СЭД. Любой проект по внедрению корпоративной системы связан с определёнными рисками и проблемами. По рассматриваемому проекту я вижу такое ранжирование источников проблем:

1. Персонал. Все люди разные — возраст, темперамент, способность осваивать новое. Кто-то из сотрудников бизнес-ориентирован, хочет развиваться в технологическом плане, а кто-то все новое воспринимает в штыки.

Поэтому в «Мире детства» постоянно велась работа с персоналом, подчас даже индивидуальная, с учётом возрастных, профессиональных и личных особенностей каждого.

Были созданы также тезисы преимуществ от использования Системы, которые помогли людям понять важность и ценность Системы как для компании, так и для себя.

2. Документооборот. В рассматриваемой компании некоторые процессы, особенно новые, слабо формализованы, и как следствие в процессах существует структурная чехарда или вовсе отсутствует документооборот. Вот по этим процессам ведется особенно тщательная проработка на уровне формализации.

Роль формализации и регламентации бизнес-процессов легла на плечи сотрудников ИТ-отдела совместно с ключевыми участниками процесса и исполнительным директором компании.

• 3. Администрация компании. Отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня тяжести. Некоторые процессы вовсе не поддаются внедрению без воли руководства. Многие процессы (не только в проекте СЭД) легко удавалось ввести в промышленную эксплуатацию, во многом за счет лояльного отношения пользователей. Уровень лояльности определяется пониманием ценности процесса каждым пользователем. Иногда пользователи сами объясняют себе преимущества автоматизации, а иногда сотрудники отдела информационных систем стараются донести тезисы преимуществ, нередко даже доносить до пользователей преимущества приходится руководству.
• 4. Технические проблемы связаны в основном с необходимостью трансляции нормативно-справочной информации, нагрузкой на сервера, имеющейся ИТ-инфраструктурой и т. п.

«Основные выводы, которые мы сделали, используя СЭД:

• 1. При условии правильного внедрения и использования СЭД можно решить множество организационных проблем, которые невозможно или тяжело решаются при бумажном документообороте. Например, проблемы субординации, консолидации информации для дальнейшего анализа, контекстного поиска.
• 2. Многие процессы документооборота (такие как согласование, ознакомление, поручение) по своей природе удобнее в электронном виде, а следовательно, на этих процессах экономится время и физические ресурсы. Величина экономии зависит от частоты процесса и уровня автоматизации процесса в СЭД.
• 3. В процессе жизни компании появляются новые процессы, меняются старые. Использование СЭД делает процессы намного нагляднее и удобнее для реинжиниринга. Говоря о роли СЭД в реинжиниринге процессов, я имею в виду удобный интерфейс (относительно бумажных данных) для анализа, оценки и понимания процессов.

В заключение хотелось бы обратить внимание на тот положительный эффект, который дало внедрение систем электронного документооборота в этой компании.

Иван Кузнецов, ведущий консультант, руководитель отдела информационных технологий ООО «Мир детства», в своей статье «ДОКУМЕНТООБОРОТ В МИРЕ ДЕТСТВА» говорит о количественном эффекте использования системы.

«…почти по всем процессам, связанным с согласованием, сокращены временные затраты до 80%; большинство внутренних документов теперь согласуются исключительно в системе и, следовательно, сократились затраты на бумагу, тонер, электроэнергию, принтеры/копиры; практически исключены ошибки заполнения документов, поскольку почти все процессы формализованы. Кроме того, повысилось качество и удобство использования информации, сократились её потери, усилился контроль исполнительской дисциплины.