Документальное оформление страховой операции

Под страховыми операциями следует понимать совокупность всех видов работ в деятельности страховой организации, которые непосредственно связаны с проведением страхования. Предоставление страховых услуг также относится к страховым операциям. Через страховую услугу осуществляется купля-продажа страховой защиты.

К страховым операциям относятся следующие: заключение договоров страхования, прием и возврат страховых взносов, расчет и выплата страхового возмещения, страхового обеспечения и выкупных сумм, расчет размеров страховых тарифов и страховых взносов, расторжение договоров страхования в случаях, предусмотренных законодательством, организация сострахования и перестрахования крупных рисков и др.

Каждая страховая операция должна оформляться первичным документом. Основанием для записи данных в регистры бухгалтерского учета являются первичные документы, подтверждающие факт совершения страховой операции или сводные документы, составляемые на основании первичных. Должностные лица, составившие и подписавшие документы, необходимые для бухгалтерского учета и контроля, несут ответственность за их несвоевременное, недоброкачественное оформление и составление, задержку передачи и отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за недостоверность содержащихся в документах данных, а также за составление документов, отражающих незаконные операции.

Все первичные документы, регистры и отчетность должны составляться на русском языке. По требованию иностранного инвестора они могут составляться и на иностранном языке, но должны иметь подстрочный перевод.

При получении документа в бухгалтерии должна быть проверена полнота его содержания, наличие обязательных реквизитов (формальная проверка). Кроме того, необходимо сделать арифметическую (счетную) проверку сумм и проверку по существу, т. е. выявить законность, целесообразность зафиксированной в документе хозяйственной операции, логическую увязку отдельных показателей.

После приемки документов информации из них переносится в учетные регистры, а на первичном документе делается отметка, исключающая возможность его дальнейшего использования. Все первичные документы, на основании которых принимаются или выдаются деньги, подлежат обязательному гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетных форм у страховых организаций может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу страховой организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, можно сделать опись этих документов, пронумеровать, прошнуровать, опечатать, заверить подписью и печатью, а также снять с них копии.

В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя страховой организации назначается комиссия по расследованию причин пропажи или гибели, в которую (при необходимости) приглашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем.

Основными документами, которые применяются для оформления страховых операций, являются:

• 1) квитанция о приеме страховых взносов от населения (форма 1-СУ) используется страховыми агентами и другими работниками страховой организации для оформления приемки наличных денег — страховых взносов от населения — страхователей.
• 2) заявление о заключении договора страхования заполняется страхователем и вручается страховщику в подтверждение согласия заключить договор страхования на предложенных условиях.
• 3) страховые свидетельства предназначены для оформления в письменной форме договоров страхования и выдаются на руки страхователю в подтверждение факта заключения договора страхования, который вступает в силу с момента уплаты первоначального страхового взноса, если соглашением сторон или законодательством не предусмотрено иное.
• 4) приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения типовой формы используются страховыми организациями для оприходования страховых взносов, поступивших непосредственно от страхователя или от страховых агентов, а также для оформления выплат страхового возмещения и страхового обеспечения.
• 5) групповые поручения (списки) лиц, изъявивших желание заключить договоры страхования, составляются страховыми агентами и предоставляются в бухгалтерию предприятия. Где работают страхователи, для последующего удержания страховых взносов из их заработной платы.
• 6) лицевые счета страхователей ведутся страховщиком для детального отражения расчетов с конкретными страхователями. Они содержат информацию о виде, сроке страхования, размере страховой суммы, страхового взноса, количестве оплаченных месяцев и общей сумме, уплаченной с начала страхования, а также сумме, подлежащей к выплате в связи с окончанием или прекращением договора страхования. Для рационализации учета и обеспечения сохранности лицевые счета регистрируются в специальном журнале.
• 7) заявления на выплату страхового возмещения или страхового обеспечения составляется непосредственно страхователем после наступления страхового случая с указанием номера страхового свидетельства, обстоятельств повреждения имущества или получения травмы, документов, подтверждающих факт наступления страхового случая и т. д. Для контроля за своевременностью выполнения страховых обязательств страховой организацией заявления должны быть зарегистрированы в специальном журнале.
• 8) справки лечебных учреждений, Госавтоинспекции, органов внутренних дел, пожарной части, других компетентных органов, проводивших экспертизу после наступления страхового случая, в которых отражается заключение экспертов по поводу наступившего страхового случая.
• 9) акт о страховом случае составляется комиссией, создаваемой страховой организацией в составе: представителя страховщика, виновного лица или его представителя, свидетелей, эксперта, страхователя или его представителя. Акт является основанием для выплаты страхового возмещения. Форма его отличается в зависимости от видов страхования. В необходимых случаях к нему прикладываются заключения экспертов, перечни поврежденного имущества и другие документы.
• 10) заключение и распоряжение страховой организации о выплате страхового возмещения или страхового обеспечения страхователю составляются работниками страховщика на основании заявления страхователя, акта о страховом случае, справок компетентных органов. Изучения обстоятельств и характера наступившего страхового случая непосредственно на месте, а также изучения других документов.
• 11) списки страхователей, по заявлениям которых страховщик перечисляет страховое возмещение или страховое обеспечение для зачисления их на лицевые счета в сберегательном банке, составляются бухгалтерией страховой организации.
• 12) извещение о выплате страховой организацией страхового возмещения страхователю за похищенное у него имущество направляется следственным органам для того, чтобы в случае возврата страхователю похищенного имущества страховая организация могла сделать перерасчет суммы возмещения.
• 13) журнал учета заключенных договоров является источником информации, необходимой для расчета технических резервов. Он заполняется по видам страхования в разрезе договоров страхования за календарный год. Учет ведется раздельно по договорам прямого страхования и по договорам, принятым в перестрахование.
• 14) журнал учета убытков предназначен для накопления информации, необходимой для расчета технических резервов. Журнал ведется в разрезе договоров прямого страхования и договоров, принятых в перестрахование в валюте проведения страховой операции.

Таким образом, документы, используемые в страховых организациях, отличаются большим разнообразием, отражают в основном специфику отрасли. Однако по ряду хозяйственных операций (кассовых, банковских, учету основных средств, материалов и др.) возможно применение единых для народного хозяйства, унифицированных форм первичных документов.