Введение. 
Организация работы специалиста с документами

Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации сопровождается, созданием документа. Также в современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и организациями, с одной стороны, и частными лицами — с другой, а также организациями между собой осуществляется с помощью обмена документами. В документах фиксируются все важнейшие управленческие решения.

Важнейшую роль в подготовке и реализации документов организации, а также контроле за их исполнением играет организационный офисный персонал в состав, которого входит специалист, который работает непременно с документами. Поэтому организация работы специалиста с документами является актуальным на сегодняшний день.

Цель исследования изучить организацию работы специалиста с документами. В соответствие с темой были поставлены задачи:

• — Изучить требования, предъявляемые специалисту по работе с документами.
• — Рассмотреть организацию работы с документами.
• — Изучить организацию и оборудование рабочего места специалиста.

Требования, предъявляемые специалисту по работе с документами

В категорию специалиста включены: документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор.

Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего.

С документами должны работать специалисты с соответствующим высшим или средним специальным образованием. Наименование должностей специалистов согласно статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации необходимо устанавливать в соответствии со штатным расписанием. Однако во избежание будущих осложнений, связанных с изменением трудового законодательства, рекомендуется определять наименование должностей в штатном расписании по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Первая ступень карьеры специалиста, который работает с документами — это делопроизводитель, экспедитор, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка или архивариус. Занимать эти должности в соответствии с требованиями к квалификации, представленными в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, могут работники с начальным профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявлений требований к стажу работы.

Специалист с высшим образованием могут начать своё продвижение по службе с должности секретаря руководителя или документоведа. Каждая следующая ступень карьеры предполагает наличие определенного стажа работы с документами в сфере управления или увеличение объёма профессиональных знаний, полученных в учебных заведениях или на курсах повышения квалификации.

Но на практике руководители организаций при приеме на работу специалистов нередко руководствуются соображениями, отличающимися от требований Квалификационного справочника. В одних организациях эти требования более строгие, а в других — менее строгие.В. В. Галахов, И. К. Корнеев Делопроизводство: Образцы, документы-М.: Проспект, 2014.

Следует отметить, что в последнее время руководители, понимая, что доверить работу с документами в своей организации можно только подготовленному специалисту, всё чаще стремятся службу из профессионально компетентных работников, не просто обладающих необходимыми теоритическими и практическими навыками, но имеющих документы о получении соответствующей профессиональной подготовки на курсах повышения квалификации, в средних специальных и высших учебных заведениях.

После прохождения краткосрочного обучения в объёме от 72 до 100 ч выдаётся удостоверение о повышение квалификации. Слушатели, успешно прошедшие обучение по программе в объёме свыше 100 ч, могут рассчитывать на получение свидетельства о повышении квалификации. Лицам, проходившим обучение по программе, предусматривающей объём более 500 ч, выдаётся диплом о профессиональной переподготовке. Диплом о присвоении квалификации «Документовед» предполагает обучение по программе объёмом в 1 тыс. и более учебных часов.

Также специалисту необходимо знать требования нормативных документов, регламентирующих процессы работы с документами.

Кроме того, от специалиста сейчас требуется уверенное знание на уровне опытного пользователя определенного набора компьютерных программ: операционной системы, принятой к применению в данной организации (как правило, это операционная система Microsoft Windows); текстовые редакторы (Microsoft Word) и электронных таблиц (Microsoft Excel).

Также требуется знание систем управления базами данных (Access, 1C, FoxPro и т. д.) и коммуникационных программ для обмен электронными сообщениями и доступа в Интернет (Internet Explorer, Outlook и др.).

Если у организации есть партнёры за рубежом или в организации работают с информационно-справочной документацией на иностранном языке, то специалисту требуется знание электронных словарей и программ — переводчиков.