Бизнес-проект разработки и внедрения автоматизированной информационной системы для музея

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное бюджетное государственное образовательное учреждение Высшего профессионального образования ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ ИНСТИТУТ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ Кафедра информационных систем Специальность: «Прикладная информатика»

КУРСОВАЯ РАБОТА

" Бизнес-проект разработки и внедрения автоматизированной информационной системы для музея"

По дисциплине " Управление бизнес-проектами"

Проверила: Блинникова А.В.

Выполнила: Сорокина Ю.С.

Москва 2013

• Введение
• Документ проекта
• Результаты проекта
• План осуществимости
• Общие требования к разрабатываемой АИС в музее
• Функциональные особенности разрабатываемой системы
• Автоматизация обработки информации
• Финансовые обязательства
• Анализ рынка программных продуктов
• Проблемы внедрения автоматизированных информационных систем в музейной деятельности
• История внедрения автоматизированных информационных систем
• Ценовые характеристики АИС
• Преимущества разрабатываемой АИС
• Анализ рисков
• Подготовка к реализации проекта
• Отчеты по проекту

Актуальность темы

Информация стала главным ресурсом, определяющем конкурентоспособность фирмы в XXI веке. Без построения автоматизированной системы управления информационными потоками как внутри фирмы, так и с внешними агентами и внешней средой, невозможно добиться успехов в конкурентной борьбе.

Внедрение ИС — очень сложный и дорогостоящий проект, осуществление которого сопряжено с целым рядом разноплановых, трудно детерминируемых рисков, которые приводят к тому, что проект либо вообще терпит фиаско, либо не достигает поставленных целей. Кроме того, анализ эффективности проектов автоматизации бизнеса методологически сложен, и многие предприниматели и менеджеры не имеют достаточных навыков и опыта его проведения. Поэтому в современном российском предпринимательстве проблемы управления рисками при построении корпоративной информационной системы стоят особенно остро, поскольку от эффективности их решения во многом зависит конкурентоспособность отечественных компаний. Именно эти проблемы и определяют актуальность данного курсового проекта.

Перед программами автоматизации и информатизации стоит сложная задача — построить адекватную целям, эффективную и конкурентоспособную систему управления предприятием путем автоматизации рутинных и трудновыполнимых операций и организации сбора, обработки и анализа информации.

В современном мире, для многих предприятий, на их работу существенно влияет, то, какие ими используются ИС. Управляемые ИС становится неотъемлемой частью в процессах управления бизнеса: учета экономических, политических, конкурентных условий работы компании. От ИС требуется как специфичные для области информационных технологий факторы, так и специфичные для области бизнеса. Внедрение, развитие и эксплуатация ИС характеризуются определенными рисками.

Цель курсового проекта

Цель курсового проекта - детально рассмотреть процесс разработки и внедрения специализированной автоматизированной информационной системы в организацию.

В соответствии с целью задачами курсового проекта являются:

1. Выявить степень необходимости внедрения новой информационной системы в существующее предприятие с устоявшимися бизнес-процессами. Определить цели и задачи данного бизнес-проекта.

2. Изучить предметную область и определить специфические функции, которые необходимо реализовать в рамках автоматизированной информационной системы.

3. Сформулировать технические и функциональные требования к разрабатываемой информационной системе, определить ресурсы, которые необходимы для ее разработки.

4. Провести анализ рынка программных продуктов, чтобы изучить существующие решения в аналогичных информационных системах и в последующем использовать их при разработке собственной информационной системы.

5. Проанализировать возможные риски, связанные с внедрением данной информационной системы. Предложить рекомендации по их полному устранению или снижению степени их влияния на проект.

6. Рассмотреть все этапы процесса разработки и внедрения информационной системы.

Объектом исследования курсового проекта является гипотетический музей «Галерея Изящных Искусств». Предметом исследования — процесс разработки и внедрения автоматизированной информационной системы в музей.

Документ проекта

Проект

Название: Разработка ИС для музея «Галерея изящных искусств»

Спонсор проекта: А. Кароцца, учредитель музея «Галерея изящных искусств», Д. Дефаго, директор музея «Галерея изящных искусств»

Менеджер проекта: С. Йоханссон, менеджер по управлению разработкой IT-проектов «Ovio-Tech»

Команда проекта:

Системный администратор музея: С. Купер — музей «Галерея изящных искусств»

Проектировщики: Т. Старк, М. Беллами, О. Мути — «Ovio-Tech»

Программисты: А. Шипулин, А. Гаврюшин, С. Джерманотта, К. Тарантино — «Ovio-Tech»

Специалисты по тестированию ИС: Т. Рот, А. Челентано, М. Нойер — «Ovio-Tech»

Аналитики: К. Маркс, А. Тимощук, В. Жириновский — «Ovio-Tech»

Цель проекта

Разработать информационную систему музея, поддерживающую специфические функции деятельности музея до 20 июля 2013 года (начало разработки — 19 января 2013 года). Необходимо приобрести и установить недостающее оборудование для внедрения данной ИС (Windows 7 и выше) до 30 июля 2013 года. Внедрить ИС в музей, организовать доступ к ней с музейных компьютеров, запустить работу сайта, интегрированного с системой, и провести обучение сотрудников эксплуатации системы до 1 сентября 2013 года.

Бизнес-условия

В настоящее время в музее используется устаревшее аппаратное обеспечение, большая часть внутренней документации представлена в бумажной форме. Несколько лет назад в результате пожара в хранилище были уничтожены некоторые бумажные документы, которые впоследствии пришлось восстанавливать длительное время. Кроме того, документы на объекты пребывают в разрозненном состоянии, в том числе книга поступлений и индивидуальные карточки объектов. А это грозит музею тем, что некоторые объекты из хранилища могут оказаться утерянными. В музейной практике нередки случаи кражи или подмены предметов искусства прямо в хранилище, прежде всего, потому что инвентаризация проводится редко, не ко всем индивидуальным карточкам прилагаются фотографии объектов и заключения о подлинности. Такие случаи, к глубочайшему сожалению руководства, происходили и в рассматриваемом музее, и единственным способом защиты от подобных случаев, по мнению экспертов, является усиление контроля наличия полной документации на каждый из хранимых объектов.

Из-за того, что на сегодняшний день в музее нет информационной системы, которая автоматизировала бы анализ посещаемости музея, исходя из количества посетителей в те или иные дни по часам, руководство не может прогнозировать поток посетителей в будущие периоды и грамотно составлять графики работ.

В результате проведенного анализа деятельности руководством музея было принято решение о внедрении новой информационной системе, требующей более мощного оборудования, перенесении документации на электронные носители для повышения сохранности. В ходе разработки информационной системы также подразумевается рассмотрение следующих аспектов ведения документации организации: систематизация документооборота, унификация внутренних документов, автоматизация обработки документов и их вывода, разграничение прав доступа пользователей к документам, хранящимся в электронном архиве информационной системы, в зависимости от должностных полномочий. Данная информационная система будет содержать базу данных объектов с приложением полной документации, указанием их текущего местонахождения. Система будет выдавать рекомендации для составления расписания экскурсий и графика работы экскурсоводов, исходя из анализа посещаемости музея в предыдущий период.

Музей «Галерея изящных искусств» уже осуществлял попытку внедрения автоматизированной информационной системы, однако этот эксперимент прошел неудачно, так как система оказалась недостаточно гибкой и не устроила сотрудников по своему функциональному наполнению. Это была универсальная система, поэтому в этот раз дирекция музея хочет, чтобы разработчики из «Ovio-Tech» внимательно отнеслись к специфике их организации.

Результаты проекта

· Информационная система, включающая:

o БД объектов, находящихся в хранилище

o БД объектов, находящихся в экспозиции

o БД объектов, находящихся на реставрации

o БД объектов, находящихся на экспертизе

o БД объектов, находящихся на выставке

· Автоматическая «трансляция» информации на сайт музея об экспонатах, находящихся в экспозиции или готовящихся к выставке;

· Систематизация внутренней документации (исключение дублирования, однозначность в использовании классификаторов);

· Унификация внутренних документов организации;

· Автоматизация обработки и вывода документов;

· Разграничение прав доступа к документам различных групп пользователей (ограниченный просмотр, право на изменение документов, запрет доступа);

· Автоматизация анализа потоков посетителей, прогнозирования числа клиентов на будущие период, составления графиков работ (в форме рекомендаций).

План осуществимости

Особенности АИС в музее

Автоматизированная информационная система (АИС) в современном музее — это сложный человеко-машинный комплекс. АИС, разрабатываемая для музея, должна охватывать как административно-хозяйственную, так и основную деятельность, связанную с коллекциями. Если рассматривать АИС с позиций системного подхода, то можно представить ее в виде иерархической структуры и выделить отдельные элементы (функциональные подсистемы, задачи, автоматизированные рабочие места и пр.).

Цели и задачи внедрения

Сегодня музейные специалисты широко используют компьютерные технологии в своей практической работе, но далеко не всегда компьютеры приносят ожидаемый эффект. Отечественный и зарубежный опыт свидетельствуют, что максимальная польза бывает только в том случае, если создатели АИС четко осознают сущность проблем, стоящих перед музеем, если сформулированы цель, функции и задачи, которые должны быть решены с помощью компьютерных технологий, если определены требования к совершенствованию технологии сбора, хранения, передачи и представления информации.

Основная цель создания АИС в музее заключается в том, чтобы усовершенствовать информационную деятельность музея, избежать многократного ввода информации, облегчить и упростить труд музейного специалиста, освободив его от выполнения трудоемких рутинных операций, и сделать это на основе применения современных информационных технологий.

Целевая аудитория

Разрабатываемая система предполагает автоматизацию для различных отделов музея:

· Дирекции, включающей учредителя, директора/управляющего, секретаря

· Операционного отдела

· Бухгалтерии

· Отдела технической поддержки

· Отдела безопасности

· Отдела эксплуатации помещений

Упрощенная организационная структура музея представлена на рис. 1.

При рассмотрении функционального наполнения разрабатываемой информационной системы разработчикам необходимо, прежде всего, учитывать особенности предметной области и специфику работы каждого отдела. Так, для дирекции необходимо включить в ИС функцию прогнозирования деятельности музея на будущие периоды, бухгалтерии необходимо иметь мощную аналитическую систему, отдел технической поддержки должен иметь возможность вносить изменения в гибкий интерфейс, для максимального удобства внедрения системы в эксплуатацию.

Для каждого отдела необходимо также разграничить доступ к тем или иным документам. При этом одним категориям пользователей предоставить возможность вносить изменения в документы, другим — организовать доступ только на чтение, третьим — запретить доступ к документам. Это будет зависеть от типа и назначения документа, а также от должности, занимаемой сотрудником.

Продукт

Рассматривая аналогичные программные продукты можно выделить в их структуре такие обязательные составляющие как база данных и функциональные блоки (подсистемы).

База данных

Для того чтобы усовершенствовать информационную деятельность музея, избежать многократного ввода информации, облегчить и упростить труд музейного специалиста, освободив его от выполнения трудоемких рутинных операций, необходимо создать и непрерывно пополнять и корректировать информационный ресурс - базу данных о музейных коллекциях (БД). Эта БД должна содержать электронные картотеки предметов основного и вспомогательного фондов, лиц, связанных с коллекцией (авторов, изготовителей, хранителей и др.), выставок, литературы, топографическую картотеку, терминологические и тематические словари-тезаурусы.

С помощью АИС должны быть автоматизированы функции, связанные с основной деятельностью, в том числе:

· Создание базы данных по музейным коллекциям, включающей текст и изображения;

· Ведение сквозного учета приема, выдачи и движения музейных предметов, оформления всей учетно-хранительской, реставрационной, выставочной документации;

· Ведение книг — поступления, временного хранения, инвентарных;

· Обеспечение поиска и выборки данных;

· Подготовка инвентарных карточек, научных паспортов, списков, каталогов и других документов, в том числе — для представления данных в Интернет.

Рис. 1. Упрощенная организационная структура музея «Галерея изящных искусств»

Функциональные блоки (подсистемы)

Обычно задачи, решаемые в АИС, объединяются в функциональные блоки (подсистемы), среди них можно выделить:

· Учет музейных коллекций;

· Научно-фондовая работа;

· Реставрационная деятельность;

· Издательская деятельность;

· Выставочная и экспозиционная деятельность.

Подсистема " Учет музейных коллекций" используется в отделе учета для оформления необходимых учетных документов, получения оперативных учетных данных справок и статистической отчетности. В рамках этой подсистемы решаются, в частности, задачи:

· учет приема на постоянное хранение;

· учет временной выдачи и обратного приема;

· учет временного хранения;

· учет внутримузейной передачи;

· оформление документации при организации выставок;

· проведение сверки фондов.

При решении перечисленных задач с помощью компьютера для ввода новых и корректировки ранее введенных данных используются экранные формы-бланки. АИС позволяет производить поиск учетных данных по запросу и выводить данные на экран или распечатывать на бумаге в нужной форме (акты, гарантийные письма, договора, списки предметов, документы по форме Книги поступлений и Инвентарной книги, справки, статистические отчеты и пр.), причем форма выходного документа определяется принятыми в музее нормами. В системе ведутся электронные учетные картотеки, архив, отражающий историю движения музейных предметов.

Подсистема " Научно-фондовая работа" используется в научных и фондовых отделах для изучения, описания, систематизации и представления данных о музейных предметах, подготовки печатных или электронных изданий, а также различных учетных документов. Подсистема обеспечивает:

· ведение картотек различного вида (картотек музейных предметов, авторов, выставок, литературы, ведение топографических описей);

· оформление актов внутримузейной передачи, актов реставрационных осмотров, актов сверки в фондах;

· поиск и получение по различным запросам как текстовой, так и графической информации в заданной пользователем форме, анализ полученных данных;

· подготовку материалов для каталогов и других публикаций;

· ведение архива музея.

Подсистема " Реставрационная деятельность" обеспечивает ведение реставрационных паспортов и другой реставрационной документации, анализ состояния музейных предметов.

Подсистема " Издательская деятельность" дает возможность готовить информационные материалы для посетителей, для полиграфических изданий, электронных изданий, публикаций в Интернет.

Подсистема " Выставочная и экспозиционная деятельность" позволяет подготавливать и вести документацию о выставках и экспозициях, осуществлять компьютерное моделирование экспозиций и выставок. Особое место в музее занимает внедрение информационно-справочных и демонстрационных компьютерных систем для посетителей, обеспечивающих доступ к информации о произведениях, хранящихся в фондах музея.

Общие требования к разрабатываемой АИС в музее

АИС в музее должна отвечать ряду специфических требований, основные из которых могут быть сформулированы следующим образом:

· Соответствие стандартам

АИС должна быть ориентирована на максимальное приближение к сложившимся в музее правилам работы с коллекциями и не должна содержать решений, противоречащих существующим стандартам и инструкциям. Компьютерная технология должна гармонично вписываться в существующую технологическую схему, создавая предпосылки для ее совершенствования. IT-стратегия поддерживает выполнение бизнес-стратегии организации.

· Гибкость системы

В АИС, разрабатываемой для музея, должны быть предусмотрены средства, позволяющие легко и быстро осуществить настройку параметров системы в зависимости от специфических особенностей конкретного музея или конкретного музейного специалиста: настройку на различные виды описаний музейных предметов, различные виды учетных документов, каталогов и др.

· Удобство и простота работы

Нужно принять во внимание, что работать с АИС будут в основном специалисты-гуманитарии, которые далеко не всегда хорошо знакомы с компьютером. Поэтому программы должны быть предельно простыми, оформление пользовательского интерфейса — наглядным и удобным.

· Экономичность технологических решений

АИС должна обеспечить однократный ввод и многократное использование данных. На практике это означает, что данные о музейном предмете вводятся в компьютер единственный раз, на последующих же этапах описание может пополняться и корректироваться. Данные, введенные в компьютер, могут быть использованы для представления информации на экране или в виде бумажного документа на всех последующих этапах работы (при подготовке учетных документов, при создании каталогов и справочников, подготовке этикеток и экспликаций и др.).

· Интегрированность системы

АИС должна быть спроектирована таким образом, чтобы различные задачи были связаны друг с другом информационно и технологически.

· Защита информации и разграничение доступа к системе различных категорий пользователей.

Должна быть обеспечена высокая степень надежности и безопасности работы АИС, должна быть предусмотрена система паролей для доступа к различным разделам системы.

· Постоянное развитие системы с учетом потребностей пользователей, подготовка и выпуск новых версий системы, должно быть обеспечено сопровождение и техническая поддержка со стороны компании-изготовителя.

Для каждого музея АИС должна создаваться индивидуально, исходя из его особенностей, с учетом функциональных требований, технических и финансовых возможностей конкретного музея. Тем не менее, в российских музеях широкое распространение получили АИС, в основе которых лежат типовые проектные решения, легко адаптируемые к конкретным требованиям того или иного музея.

Функциональные особенности разрабатываемой системы

Структура и функции

Крайне важным элементом внедрения информационной системы в музей является интеграция данной АИС с существующей системой электронного документооборота на предприятии (если таковой имеется). Структура современных музейных систем электронного документооборота включает в себя следующие элементы:

· базы данных,

· тезаурусы,

· сети, запросы по сети,

· изображения экспонатов (на микрофишах — документах в виде микроформы на прозрачной форматной плёнке (реже на непрозрачной основе) с последовательным расположением кадров в несколько рядов),

· отображение на экране дисплея результатов запроса — списка идентификаторов в БД и отбор по запросу фотографий — микрофиш.

В связи с этим можно выделить основные задачи (функции) автоматизированной информационной системы:

1) ведение сквозного учета приема, выдачи и движения музейных предметов, оформление учетно-хранительской документации.

Эта задача подразумевает формирование актов приема предметов на рассмотрение ЭФЗК Экспертная фондово-закупочная комиссия (ЭФЗК) — постоянно действующий совещательный и консультативный орган музея. Деятельность ЭФЗК регламентируется Приложением 2 к распоряжению Правительства Москвы от 9 апреля 2009 г. N 618-РП., приема предметов в постоянное/временное/материально ответственное хранение, выдачи предметов на постоянное/временное хранение, внутримузейной передачи.

2) ведение книги поступлений;

3) ведение базы данных музейных коллекций, включающей текст и изображение (картотеки произведений, авторов, выставок);

4) обеспечение быстрого поиска и выборки данных по различным критериям и их сочетаниям;

5) подготовка карточек научного описания музейных предметов и музейных коллекций, подготовка различных списков и каталогов;

6) формирование отчетов и других выходных данных.

К разрабатываемой системе предъявляются следующие требования:

· функциональные возможности системы должны позволять выполнение ввода и сохранения данных, формирование, проведение и распечатку документов;

· программное обеспечение должно обеспечивать многопользовательский доступ к данным в реальном времени для получения результатов запросов к базе данных, отчётов и вывода их на печать;

· должна быть обеспечена гибкость настройки программного обеспечения к изменению реквизитов музея, классификаторов, форм документов и т. д.;

· аппаратная реализация системы должна быть простой.

Реализация вышеперечисленных требований позволит создать простую и эффективную информационную систему, которая позволит перевести учет художественных ценностей с традиционных носителей в электронный формат.

Система должна обладать следующими возможностями:

· настройка реквизитов музея;

· редактирование справочной информации;

· удобный ввод и редактирование информации о предметах — художественных ценностях;

· оперативное получение выходных данных;

· наличие дружественного интерфейса, имеющего средства быстрого поиска и позволяющего максимально ограниченно вводить данные (списки выбора, флажки, справочники и т. д.);

· наличие системы проверки корректности вводимых данных;

· соблюдение непротиворечивости и целостности информации при вводе и удалении;

· наличие защиты от действий пользователя, нарушающих связи и целостность информации;

· наличие гибкой системы санкционирования доступа к данным.

Информационно-справочная система документооборота выполняет следующие функции:

· учет поступлений, выдачи и движения экспонатов музейного фонда;

· формирование отчетной документации по объектам учета и хранения;

· осуществление быстрого поиска экспонатов и связанной с ними информации;

· предоставление доступа к коллекции музея и отдельным экспонатам через Интернет;

· создание CD-дисков и информационных киосков с отобранными фрагментами музейной коллекции для образовательных и коммерческих целей, проведения презентаций и т. п.

Разрабатываемая информационная система может стать отличным инструментом управления музейной деятельностью. Она будет исполнять роль полноценного универсального электронного архива, содержащего оригиналы и копии документов на объекты, а также другие внутренние документы, регламентирующие организационную деятельность. Кроме того, она будет содержать некоторые аналитические функции (как функцию анализа посещаемости музея в те или иные периоды) и прогностические функции (рекомендации по составлению расписания экскурсий и графика работы экскурсоводов).

Одной из особенностей данной информационной системы является интегрирование локальной системы с Интернет-ресурсом, сайтом музея. При этом доступ с сайта к локальной части системы будет закрыт во избежание несанкционированного доступа. На сайт из информационной системы будет транслироваться информация о находящихся в экспозиции объектах с краткой информацией о них, расписание выставок и экскурсий, режим работы музея и иная информация, которая может оказаться полезной клиентам.

Подобные системы были внедрены уже во многих успешных крупных музеях, как Лувр в Париже или Пушкинский музей в Москве. Их информационные системы проявили себя как надежная защита от утери предметов искусства. Это очень важно, так как в отсутствии ИС часть документов хранится в бумажном виде, часть — в электронном архиве, при этом одни документы на объекты дублируются, а другие отсутствуют, хотя их наличие просто необходимо для владения объектом и осуществления с ним каких-либо действий. В результате такой неразберихи с документами нередки случаи исчезновения объектов из хранилища, или их подмена (это частый случай, особенно если нет документов, подтверждающих подлинность объекта, страховых документов и фотографии данного объекта). Внедрение информационной системы, которая требует внесения полной документации на объект, должно сократить, если не совсем исключить, возможность возникновения подобных исключительных ситуаций.

Особое внимание следует обратить на прикладную функциональность, которая, собственно, и характеризует применение информационных технологий в музейном документообороте. Музейная тематика — специфическая и довольно узкая предметная область. Соответственно, музейные системы не получили такого широкого распространения как, например, бухгалтерские, кадровые, инженерно-расчетные, статистические и т. п.

Автоматизация обработки информации

Автоматизация обработки информации в музее — многоаспектная задача, включающая учет и фотофиксацию экспонатов, подготовку и проведение выставок, повышение качества работы с посетителями, научные исследования и др. Создание удобной, технологичной и эффективной универсальной электронной системы сталкивается со многими проблемами. Ниже рассматриваются основные концепции и особенности системы.

Состав полей в описании предметов и формат паспорта рассматриваются как элементы знаний о предметной области. Тезаурусы понятий, применяемых при описании предметов, словари и справочники, алгоритмы автоматического расчета вычисляемых полей, алгоритмы проверки целостности — также являются элементами знаний о данной предметной области. Система позволяет, в частности, описать правила автоматического заполнения полей формы по значениям других, уже заполненных полей, например, вычисление сводного номера экспоната.

Портал для посетителей

Как только БД создана, можно открыть Интернет-доступ к данным с предоставлением посетителям и специалистам с разной степенью детализации описаний экспонатов музея и их изображений с разным уровнем качества.

Система предоставляет оригинальную и очень важную для работы с посетителями возможность организации виртуальных интернет-выставок (выставки одного дня и т. п.). В определенное время суток запускается запрос, который отбирает экспонаты, связанные с текущей выставкой.

Информационные справочные системы музеев предоставляют гибкие возможности поиска объектов:

· по алфавитным указателям реквизитов, которые создаются автоматически в процессе ввода и корректировки данных;

· по значениям одного или нескольких полей учетной формы;

· по всем словам в значениях реквизитов с учетом морфологического анализа русских слов — система находит все экспонаты, содержащие в своем описании в любом падеже слово, указанное в запросе;

· по сложным поисковым конструкциям (типа запроса XML — текстовый формат, предназначенный для хранения структурированных данных (взамен существующих файлов баз данных), для обмена информацией между программами, а также для создания на его основе более специализированных языков разметки, иногда называемых словарями).

Технические требования

Новая информационная система требует операционную систему не ниже Windows 7. Необходимо, чтобы на компьютере, на котором предполагается развернуть данную систему будет не менее 1 Гб свободной памяти на жестком диске и не менее 500 Мб оперативной памяти. А также для полноценного функционирования информационной системы необходим безлимитный доступ в Интернет.

Для хранения информации об объектах предлагается использовать мощности дополнительного внутреннего сервера, а также облачные технологии для дублирования данных об объектах и их документациях во избежание утери этой информации в случае возникновения технических ошибок или иных обстоятельств.

Финансовые обязательства

Разработка и внедрение информационной системы обойдется в 1679,765 тыс. рублей. Музей «Галерея изящных искусств» по договору обязуется выплатить разработчикам 12 080 $ по итогам внедрения информационной системы. Это не покроет всех расходов на разработку и внедрение, которые понесла организация-разработчик, однако музей не может позволить себе выплатить полную стоимость данного программного продукта. Индивидуальный заказ музея отражает его специфические особенности, невозможность использовать стандартные продукты, имеющиеся на рынке. Однако это не отменяет того, что разрабатываемая система будет достаточно гибкой, чтобы можно было использовать ее в других музеях.

Потом предполагается реализация примерно 15 таких систем в течение года. Стоимость одной системы составит 2800 $ (около 89 тыс. рублей), что сопоставимо со стоимостью КАМИС и АС Музей-3.

Месячные затраты для заказчика также заключаются в оплате Интернет-подключения для музейных компьютеров.

Разработчики обязуются предоставлять обновление для системы раз в два месяца за дополнительную плату, обговариваемую отдельно в дополнениях к договору о разработке данной информационной системы.

Рекомендуемые действия

Основной проблемой внедрения данной системы является прямое интегрирование с сайтом. Это означает, что системный администратор музея может получить возможность управления сайтом из информационной системы, однако проникновение к закрытой локальной части ИС из Интернета невозможно. Осуществление данной технологии требует от разработчиков глубоких знаний в области безопасности Интернет-решений.

Необходимо обратить особое внимание на тесное взаимодействие между системным администратором музея и группой разработчиков, чтобы системный администратор принимал непосредственное участие в процессе разработки. Это может быть важным как с точки зрения внедрения ИС, так и с точки зрения понимания особенностей предметной области разработчиками: системный администратор в равной степени владеет знаниями из данной предметной области и основами разработки информационных систем, он может послужить отличным связующим звеном между заказчиком и разработчиком. А такое взаимодействие повышает эффективность разработки.

Необходимо изучить структуру документооборота, существующего в музее на сегодняшний день, чтобы не вносить серьезных изменений в устойчивые бизнес-процессы музейной деятельности.

В этом и была основная причина, по которой музей «Галерея изящных искусств не прибег к уже разработанным программным средствам автоматизации деятельности, а обратился к организации-разработчику, чтобы получить информационную систему, которая будет соответствовать особенностям именно их музея. В «Галерее изящных искусств» уже была попытка внедрения унифицированной информационной системы, однако она была недостаточно гибкой, вследствие чего было принято решение отказаться от нее как от функционально неудовлетворительного программного продукта.

Анализ рынка программных продуктов

На данный момент в России существуют системы, которые автоматизируют некоторые функции и бизнес-процессы разных уровней в музеях. Правда, подобные программные продукты до сих пор распространены и активно используются только крупными музеями. В основном это связано с большими затратами на разработку и внедрение, а музеи, которые зачастую являются предприятиями государственными, имеют ограниченное финансирование, не всегда могут позволить себе такие крупные затраты на автоматизацию деятельности.

Поэтому, даже сейчас, в век современных технологий, многие музеи избегают применения информационных систем, используют бумажную документацию и каталоги. А это чревато множеством ошибок, может привести к утере музейных объектов по тем или иным причинам. При переходе музея на электронный документооборот можно минимизировать эти риски.

Электронный документооборот - система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере. Электронная (или информационная, автоматизированная) система документооборота музея — это не только компьютеры на рабочих местах сотрудников и сайт в Интернете. Это взаимосвязанный комплекс аппаратно-программных средств и организационно-методических мероприятий, который на всех этапах своего развития должен учитывать человеческий фактор.

Проблемы внедрения автоматизированных информационных систем в музейной деятельности

Проанализировав спрос и предложение на рынке музейных систем, разработчики автоматизированных музейных информационных систем пришли к следующим выводам:

· новые информационные технологии недостаточно вошли в жизнь многих музеев,

· спрос превышает предложение,

· малая материальная обеспеченность большинства музеев,

· низкая техническая оснащенность музеев,

· отсутствие высококвалифицированных IT-специалистов в штате музеев,

· отсутствие недорогих отечественных разработок для автоматизации музейного дела,

· отсутствие гибких средств адаптации систем к потребностям конкретных музеев, а также для проведения научных исследований.

Сегодня в музеях сложилась «стихийная практика» внедрения информационных систем, связанная, как правило, с приобретением программного продукта, автоматизирующего какую-либо функцию деятельности (например, функцию учета музейных фондов или функцию продажи билетов). Для установки такого программного продукта в соответствии с техническими требованиями его разработчика приобретаются компьютеры (рабочие станции и сервера), системное программное обеспечение, система управления базами данных (СУБД). Все перечисленные элементы входят в состав «технологического фундамента» электронной системы документооборота. При этом небольшие музеи оказываются в тяжелых условиях, так как стоимость «технологического фундамента», на котором решаются прикладные задачи, оказывается для них довольно большой. Такой способ строительства электронной системы документооборота можно охарактеризовать как путь «сверху вниз» .

Таким образом, для любого музея, как крупного, так и небольшого, необходима разработка долгосрочной концепции или перспективного плана построения и развития информационной системы, в которой обязательно должна присутствовать экономическая составляющая. Успех внедрения информационной системы — в сбалансированном, экономически обоснованном развитии «прикладной функциональности» и «технологической основы». Большое значение имеет организационная составляющая (штат, структура информационно-технических служб, непосредственная подчиненность руководству музея лиц, ответственных за развитие электронной системы документооборота). Актуальна проблема расширения технического кругозора специалистов информационных отделов музеев, организации их обучения, независимого от поставщиков оборудования и программ.

История внедрения автоматизированных информационных систем

Первоначально применение компьютеров в музее было ориентировано на удовлетворение потребностей служебной деятельности музейного персонала. Самым традиционным видом музейной деятельности является учетно-фондовая работа; с попытки автоматизировать ее начинали музеи внедрение ИТ. При этом решалась задача создания компьютерной базы текстовых данных о коллекциях на основе разработанных по индивидуальному заказу (далеко не всегда профессионально!) компьютерных систем.

Сейчас ситуация коренным образом изменилась: создаются музейные автоматизированные информационные системы (АИС), выполненные на высоком профессиональном уровне и отвечающие конкретным потребностям музея.

Наибольшее распространение получили три системы:

· АИС-Музей, разработчик — Главный информационно-вычислительный центр Минкультуры РФ (http://www.givc.ru/info/work/2.html),

· КАМИС, разработчик — ОАО «Альтсофт» (www.kamis.ru)

· НИКА-Музей, приобрела широкую известность совсем недавно; разработчик — компания «Cognitive» (http://www.cognitive.ru/products/nika_museum1. htm).

Функционально все три системы мало чем отличаются друг от друга: каждая из них декларирует способность обеспечить автоматизацию практически всего технологического цикла учета и научной обработки данных о коллекциях — с момента поступления предмета в музей до момента получения всех необходимых документов в электронном и бумажном виде, включая процедуры, связанные с движением музейного предмета внутри и вне музея.

Практически все три системы обеспечивают:

· Ведение сквозного учета приема, выдачи и движения музейных предметов,

· Оформление всей учетно-хранительской документации, в том числе — Книг поступления, Инвентарных книг,

· Создание компьютерной Базы Данных о коллекциях музея

· Быстрый поиск и сортировку данных по различным признакам и их сочетаниям,

· Представление на экране компьютера или в бумажном виде выходных документов в заданном виде (инвентарные карточки, списки, каталоги, этикетки и др.)

Современные версии АИС позволяют обеспечить автоматизацию и таких сложнейших технологических операций, как сверка коллекций. Ниже дано краткое описание нескольких АИС, применяемых в музейной деятельности.

В начале 90-х годов коллектив Главного вычислительного центра Минкультуры РФ (ГИВЦ) предложил музейному сообществу систему «АИС-МУЗЕЙ», которая была ориентирована на создание текстовых баз данных, содержащих описания музейных предметов и на решение задач учетно-хранительского характера. Она позволяет:

вести электронный каталог предметов, находящихся в музее (первая стадия учета, первый учет) на временном хранении, в основном фонде, научно-вспомогательном фонде;

пополнять электронный каталог предметов основного фонда данными научного описания (вторая стадия учета, второй учет);

вести учет письменных источников личного происхождения по архивным правилам;

вести спецучет музейных предметов, содержащих драгоценные металлы и камни (третья стадия учета, третий учет);

отражать движение фондов музейных предметов как внутри музея, так и вне его;

документировать проводимые работы (оформление документов фондово-закупочной комиссии, составление учетных карточек, различного рода актов, справок и отчетов о состоянии музейного фонда и т. п.);

вести авторские картотеки и другие справочники (с возможностью формирования описей);

формировать учетные книги временного хранения; книги первичного учета; инвентарные книги; книги спецучета;

составлять коллекционные описи;

печатать карточки с описаниями предметов;

получать статистическую информацию о количественном составе фондов музея; о техническом состоянии фондов; об изменении сохранности предметов; о новых поступлениях; по форме 8-НК;

вести архив научных исследований музея.

осуществлять поиск описаний предметов в базе данных по любым условиям с выдачей списков найденных предметов в Word;

осуществлять экспорт/импорт данных из внешних систем;

учитывать большое количества сведений о реставрационных работах

Система АС-Музей используется в нескольких десятках музеев. В настоящее время предлагаются версии АС «Музей-3» и АС «Музей-4» http: //www.givc.ru/activity/museum3/mus3. php.

КАМИС — Комплексная автоматизированная информационная система предназначена для компьютеризации учетно — хранительской, научной, реставрационной, издательской и административной деятельности сотрудников музея. КАМИС представляет собой совокупность Автоматизированных рабочих мест (АРМ): хранителей, научных сотрудников и работников отдела учета, объединенных в единую систему. КАМИС состоит из двух взаимосвязанных подсистем — «Картотеки фондов» и «Музейный Учет». В настоящее время система используется в 25 музеях России, в том числе в Государственном Русском музее, Российском Этнографическом музее, Государственной Третьяковской галерее, в художественных музеях и галереях Екатеринбурга, Иркутска, Кирова, Новокузнецка, Перми, Самары, Сургута, Твери, Хабаровска, Южно-Сахалинска; Ярославля, Рыбинском историко-архитектурном и художественном музее-заповеднике, Владимиро — Суздальском музее — заповеднике, Самарском областном историко-краеведческом музее, Тольяттинском краеведческом музее, в краеведческом музее г. Сызрани, музее истории г. Обнинска, Литературно-мемориальном музее Ф. М. Достоевского, музее Анны Ахматовой в Фонтанном доме, музее Н. А. Некрасова в Карабихе, в музее-заповеднике «Павловск».

" НИКА-Музей" — комплексная информационно-справочная система, которая предназначена для решения широкого спектра задач, возникающих в деятельности любого музея: учет, описание и хранение музейных предметов, создание видеоохранного банка изображений музейных предметов, осуществление научно-исследовательской и краеведческой деятельности, экспозиционно-выставочная деятельность, работа с посетителями музея. НИКА-Музей внедрена и успешно используется в ведущих российских музеях, среди которых: Государственный Исторический Музей, Музей истории города Москвы, Центральный музей древнерусской культуры и искусства им. А. Рублева и др.

Система " Памятники России" разработана по заданию Министерства культуры Российской Федерации для ведения государственного реестра недвижимых памятников истории и культуры. Целью этой интегрированной информационной системы является обеспечение пользователей полными и достоверными данными о недвижимых памятниках истории и культуры Российской Федерации, их изучении, использовании, охране, техническом состоянии, реставрации и восстановлении.

Геоинформационный справочник " Особо ценные объекты" обеспечивает предоставление имеющейся в ГИВЦ МК РФ информации по особо ценным объектам Российской Федерации.

Кроме того, существуют информационные системы, ориентированные на другие категории задач. Среди них можно выделить информационные системы, осуществляющие виртуальный доступ к объектам, находящимся в экспозиции. К таким информационным системам можно отнести АИС " Виртуальный гид" . Она предназначена для ознакомления посетителей с экспозициями, выставками, фондами и другой информации музея. Есть несколько вариантов ее реализации: она может быть представлена в форме Интернет-портала, к которому посетители могут при желании получить свободный доступ, или реализована на сенсорных информационных киосках, которые позволяют представлять информацию в удобном для посетителей виде.

" АИС СУПЕРБИЛЕТ-МУЗЕЙ" - современная билетная система, которая автоматизирует все этапы реализации билетов, экскурсионных путевок в музее. За 10 лет работы автоматизировано 38 музеев в 22 городах РФ. Фирма «ТОНЛАЙН» оказывает весь комплекс услуг по проекту.

Таким образом, можно сделать вывод, что существует целый ряд систем, которые автоматизируют те или иные функции музейной деятельности, но комплексных решений, которые бы охватывали все бизнес-процессы, на сегодняшний день не разработано. Возможно, все дело в сложности интеграции таких систем и в большой стоимости разработки. Поэтому сейчас в музеях, по большому счету, применяется лишь частичная автоматизация деятельности по тому или иному направлению из вышеперечисленных.

Ценовые характеристики АИС

Ценовая политика «Альт-Софт»

Обычно потенциальному заказчику высылается информационное письмо и анкета. По заполненной анкете определяется стоимость работ и составляется проект договора. Основными принципами ценообразования являются:

· Количество компьютеров, на которых будет функционировать система;

· Количество видов музейных фондов, на которые производится настройка;

· Технология музейного учета;

· Количество сотрудников, проходящих обучение;

· Версия КАМИС и, соответственно, наличие Oracle в стоимости.

По информации автора статьи http: //www.future. museum.ru/part03/3 010 310. htm минимальная стоимость системы КАМИС 3.0 (программа и внедрение) для одного небольшого музея составляет 1600 $, для нескольких небольших музеев одного региона, скооперировавшихся для приобретения системы, она может равняться 1000 $. Минимальная стоимость системы КАМИС-2000 (программа и внедрение + 5 рабочих мест Oracle) составляет 3500 $.

Высокая стоимость объясняется тем, что «Альт-Софт» является коммерческой фирмой, прибыль от внедрения КАМИС должна превышать стоимость разработки.

Ценовая политика ГИВЦ

Стоимость АС «Музей-2» составляет 12 500 рублей без учета НДС. Система рассчитана на 11 одновременно работающих пользователей. Для дополнительного количества одновременно работающих пользователей цена оговаривается индивидуально. Стоимость локальной версии АС «Музей-3» — 35 000 рублей, сетевой версии — 50 000 рублей. Авторское сопровождение (поддержка) — 6000 рублей в год.

Модули «Выставки» и «Планировщик экспозиций» стоят 20 тысяч рублей. Стоимость внедрения зависит от музея, его коллекций и т. п. Стоимость обучения входит в договор на поставку или сопровождение. Стоимость конвертации данных входит в договор на сопровождение. Стоимость обновлений (upgrades) входит в договор на сопровождение.

Следует учесть принципиальное отличие от КАМИС, состоящее в том, что АС «Музей» является дотационной системой, и затраты на ее разработку существенно выше экономического эффекта от внедрения. АС «Музей» продается музеям по демпинговым ценам, и это является принципиальной позицией ГИВЦ и Министерства культуры в целом.

Ценовая политика компании «Cognitive» (НИКА-Музей)

Простейший для использования продукт (НИКА-Музей Light, цена — $ 150) позволяет создавать локальные БД музейных экспонатов, учитывать поступления и движение экспонатов, искать экспонаты, формировать учетную, сопроводительную документацию, каталоги выставок и др.

НИКА-Музей Standard ($ 350) предоставляет дополнительно Web-доступ к коллекции музея или ее частям, возможность подключения новых учетных форм и отчетных документов.

НИКА-Музей Master ($ 500) обеспечивает подключение новых конфигураций БД, добавление новых учетных форм и отчетных документов, предоставляет дополнительно Web-доступ к коллекции музея или ее частям, поддерживает создание презентационных CD-дисков с выборками экспонатов из БД.

Дополнительные модули: Cognitive XML Designer ($ 800) — инструмент для создания и модификации учетных форм; Cognitive Reports ($ 200) — инструмент разработки новых шаблонов отчетных документов (в настоящее время основан на Crystal Reports, к концу 2003 года будет версия на Word); Конфигуратор ($ 100) — инструмент для построения структуры информационной системы по наборам учетных и отчетных форм; Web-CGI ($ 150) — обеспечивает предоставление доступа к коллекции музея через Web; CD-Make ($ 250) — модуль создания CD-дисков.

Преимущества разрабатываемой АИС

На рынке АИС имеются серьезные конкуренты, поэтому необходимо учесть некоторые факторы, которые могут помочь «Ovio-Tech» быстро завоевать долю на рынке. К этим факторам можно отнести некоторые технические преимущества системы, а также ценовую политику, проводимую организацией, так как за счет этого можно выдержать конкурентную борьбу против организаций, предоставляющих аналогичные программные средства.

Технические преимущества

· Совместимость с платформами на базе Windows и iOS

· На базе Oracle — лучше работа с фотографиями;

· Широкий ряд возможностей, варьирование в зависимости от задач и размеров музея;

· Возможность подключения новых конфигураций и модулей;

Ценовая политика

Заказчик, для которого данная система разрабатывается, приобретает ее за 12 080 $.

Планируется покрытие расходов на разработку путем продажи данной системы другим музеям в различных конфигурациях. Стоимость на рынке будет изменяться от 800 $ до 3500 $, в зависимости от функций, которые охватываются данной системой.

Анализ рисков

Под риском проекта понимают потенциальную, численно измеримую возможность неблагоприятных ситуаций и связанных с ними последствий в виде ущерба, убытков, неблагоприятного изменения основных управляемых параметров проекта.

Такие ситуации могут возникать в связи с неопределенностью, то есть со случайными изменениями условий экономической деятельности, неблагоприятными, в том числе форс-мажорными, обстоятельствами, а также в связи с возможностью получения непредсказуемого результата в зависимости от предпринятого или не предпринятого действия.

Управление рисками, естественно, охватывает весь цикл проекта — от подготовки до завершения, но наиболее важным этапом будет оценка будущих рисков на стадии подготовки проекта. Эта работа должна проводиться совместно и интерактивно: заказчика с исполнителем.

Риски, возникающие при внедрении ИС, в основном связаны с обеспечением непрерывности работы бизнеса и вопросами эксплуатации информационной системы.

После первичной идентификации рисков необходимо оценить их относительную важность. Среди основных критериев можно выделить два основных: вероятность возникновения риска и его последствия для проекта.

Каждый из этих параметров оценивается на основании экспертного мнения, а полученная значимость риска будет прямо пропорциональна величине вероятности и последствиям.

Благодаря этой оценке значимости риска выстраивается список, который далее используется в качестве исходных данных для разработки комплекса мероприятий, направленных на снижение влияния рисков, которые имеют значимость выше определенного порога (с некоторыми рисками приходится просто мириться).

Методика оценки рисков включает в себя определение экспертами для каждого риска вероятности его возникновения и степени негативного воздействия на проект. Данная методика может существовать в различных вариациях построения таблицы, но мы в рамках курсового проекта используем шкалу с тремя градациями: «высокая», «средняя», «низкая». Перечисленные риски можно ранжировать по предложенным ранее критериям. Результаты проведенного анализа представлены в рис. 1.

Рис. 1. Определение величины критериев для выявленных рисков

Далее можно ранжировать все риски с использованием матрицы рисков следующего вида:

Рис. 2. Матрица рисков

В зависимости от полученных оценок, риск относится к одной из следующих групп:

· Высокий риск (красная область) — здесь необходимы срочные меры по снижению уровня риска.

· Существенный риск (желтая область).

· Умеренный риск (синяя область).

· Незначительный риск (зеленая область) — усилия по управлению рисками в данном случае не будут играть важной роли.

Рис. 3. Ранжирование рисков по категориям

Существуют некоторые универсальные рекомендации по снижению степени влияния рисков на результат бизнес-проекта. Часть проектных рисков можно снизить, следуя соответствующим стандартам и методикам выполнения проектов внедрения информационных систем.

Так, риски, связанные с несоответствием или недостаточностью функций ИТ-системы требованиям предприятия, можно уменьшить, используя лучшие практики стандартов проектирования ИС, именно для этого на предпроектной стадии осуществляется анализ рынка программных продуктов.

Риски, связанные с превышением бюджета и сроков выполнения проекта, снижаются применением процедур контроля бюджета и сроков, соблюдением проверенных методик управления проектами.

Риск неэффективного использования системы после внедрения можно уменьшить путем обучения пользователей, регламентации работы с системой, ведения актуальной справочной информации для пользователей, а также организацией эффективной поддержки и сопровождения системы. И важнейшим условием становится постоянный мониторинг рисков на основании регулярных отчетов о состоянии и ходе проекта.

Внедрение ИС приводит к тому, что число операторов, управляющих цепочкой, сокращается. Возрастают требования к качеству вносимых данных и к точности работы операторов. Во избежание риска внесения ошибочных данных в рамках проекта внедрения необходимо закладывать дополнительные процессы, позволяющие гарантировать качество вносимых данных и правильность принимаемых решений.

Вторым по значимости риском проекта внедрения ИС является неправильная работа интерфейсов между ИС и другими системами, в первую очередь системой управления ресурсами предприятия (ERP).

Во избежание риска неправильной работы интерфейсов необходимо:

· четко описать процессы, которые влияют на интерфейс между системами. Обязательно описать работу интерфейсов в случае исключительных ситуаций по процессам;

· тщательно настроить интерфейсы;

· подготовить план тестирования, включающий проверку работы интерфейса в случае исключительных ситуаций;

· протестировать работу интерфейса для всех исключительных ситуаций еще до запуска системы в промышленную эксплуатацию.

Следующим важным риском при внедрении ИС является квалификация команды внедрения. Члены команды внедрения со стороны поставщика системы должны иметь успешный опыт запусков ИС.

Еще один важный риск, который надо контролировать при внедрении ИС, — это качество проработки бизнес-процессов. Процессы работы должны быть детально документированы. При этом особое внимание надо обратить на исключительные ситуации. Например, должны быть описаны ветви бизнес-процессов.

риск внедрение информационная система Тестирование — один из самых трудоемких этапов внедрения. Перед проведением тестирования следует разработать его подробный план. Обязательно тестирование должно включать моделирование всех исключительных ситуаций. На финальном интеграционном тестировании важно проверить все процессы, включая исключительные ситуации, с привлечением нескольких сотрудников с использованием нескольких радиотерминалов. Обязательно должны тестироваться исключительные ситуации в работе интерфейсов между информационными системами.

Также важный риск — это подготовка к переходу на новую систему. Перед запуском ИС надо разработать план перехода, в котором подробно прописать и согласовать все работы. В частности, в плане должно быть четко прописано, кто, когда и в каком формате готовит данные справочников для ИС.

Проекты внедрения ИС имеют ряд особенностей, отличающих их от других типов проектов. Они вытекают из того факта, что любой такой проект — это по сути дела реорганизация системы управления предприятием.

Одна из особенностей проектов внедрения ИС — недостаточная ясность всего перечня работ, которые предстоит выполнить в ходе проекта, моменты, относящиеся, как правило, к тактическим задачам, которые не могут быть оценены и спланированы однозначным образом до начало проекта.

Основную роль в реализации проекта играет проектная группа, состоящая как из сотрудников предприятия, на котором внедряется ИС (из разных подразделений), так и внешних консультантов. Нельзя упускать из виду и роль тех сотрудников, которые не входят в проектную группу (конечных пользователей). Как уже отмечалось, в ходе проекта происходит реорганизация (в той или иной мере) системы управления, и эти изменения затрагивают практически всех работников управленческого аппарата. Люди должны быть готовыми к таким изменениям.

Подготовка к реализации проекта

Проект подготовлен в Microsoft Project 2003.

Этапы и задачи

В рамках процесса разработки и внедрения информационной системы предполагается выполнение следующих этапов:

· Инициация;

· Планирование;

· Реализация;

· Эксплуатация.

Этапы предполагают выполнение ряда задач:

· Инициация проекта

o Постановка целей и задач проекта

o Определение критериев качества

o Определение сроков завершения работы

o Формирование состава рабочей команды

o Анализ рынка программных продуктов

o Исследование существующей ситуации внутри организации

o Определение целевой аудитории

o Определение ключевых функций разрабатываемой системы

o Формирование требований к разрабатываемой системе

· Планирование

o Определение ресурсов

o Составление плана разработки информационной системы

o Определение зон ответственности персонала

· Реализация

o Документирование Предполагается, что процесс документирования будет проводиться еженедельно, поэтому он будет осуществляться на протяжении всего процесса реализации в конце каждой рабочей недели. Документирование включает в себя составление технической документации к разрабатываемой информационной системе и отчеты о проделанной работе, прежде всего, для менеджера проекта и для дирекции музея, чтобы руководство было в курсе о том, как продвигается работа. Такие отчеты позволяют минимизировать риск, связанный с несоблюдением сроков выполнения запланированных работ.

o Разработка информационной системы

o Тестирование информационной системы

o Выявление рисков

o Анализ рисков

o Минимизация рисков

o Устранение ошибок

· Эксплуатация

o Приобретение и установка необходимого оборудования

o Внедрение информационной системы

o Обучение сотрудников работе с информационной системой

Управление персоналом

В работе над проектом будут принимать участие:

Менеджер проекта: С. Йоханссон, менеджер по управлению разработкой IT-проектов

Команда проекта:

· Проектировщики: Т. Старк, М. Беллами, О. Мути

· Программисты: А. Шипулин, А. Гаврюшин, С. Джерманотта, К. Тарантино

· Специалисты по тестированию ИС: Т. Рот, А. Челентано, М. Нойер

· Аналитики: К. Маркс, А. Тимощук, В. Жириновский

Также в работе будут задействованы сотрудники музея (всего 36 человек):

· Учредитель музея, А. Кароцца, который напрямую не участвует в данном бизнес-проекте, но является спонсором

· Директор музея Д. Дэфаго, определяющий постановку целей и задач в процессе разработке АИС

· Системный администратор музея: С. Купер

· а также сотрудники, которых команда проекта будет обучать работе с новой системой.

В управлении персоналом очень важно понимание факторов, влияющих на эффективность труда сотрудников. Помимо внешних факторов, которые были выявлены в ходе Хоторнского эксперимента Хоторнский эксперимент — общее название ряда социально-психологических экспериментов, проводившихся группой учёных под руководством Элтона Мэйо на фабрике «Вестерн Электрикс» в США. Их задачей было выявление зависимости между физическими условиями работы и производительностью труда. В результате эксперимента было доказано, что социально-психологический климат оказывает большее влияние на производительность, чем многие технические аспекты производственного процесса., влияющих на производительность труда, существуют и другие возможности для повышения эффективности деятельности персонала. Прежде всего, можно выделить комплексный показатель эффективности деятельности сотрудников организации — вовлеченность Вовлечённость — это эмоциональное и интеллектуальное состояние, которое мотивирует сотрудников выполнять их работу как можно лучше.. На рисунке 2 представлены компоненты, влияющие на вовлеченность сотрудников.

Какие условия приводят к появлению вовлеченности у сотрудников? Конечно же, все мы разные и для каждого из нас существует свой подход. Выделим наиболее распространенные.

Материальные (акции, опционы, бонусы). Но нужно понимать, что те, для кого главное — материальные стимулы, так называемые наемники, могут быть очень эффективны безо всякой вовлеченности. Они играют по другим правилам. А сделать их вовлеченными можно только одним способом — перевести в разряд партнеров, если это возможно.

Компания должна быть интересна своим сотрудникам, то есть расти быстрее своих профессионалов. Сегодня специалист, работающий в компании более десяти лет, а то и всего пять лет — большая редкость. С каждым годом специалистам хочется познавать все больше и больше, и они начинают менять компании, если их компания не дает им возможности развиваться.

Рис. 4. Вовлеченность персонала

Необходимо вести постоянный мониторинг того, как меняются люди и их предпочтения. Так, в первый год для человека самым важным может быть возможность демонстрировать свою креативность, а через три года — желание работать в комфортной обстановке.

Лучший способ вовлечения сотрудников — создание команд, где у каждого свое место, своя профессиональная функция и своя психологическая роль. Грамотно выстроенная команда с настоящим лидером во главе может эффективно существовать сколько угодно долго, пять лет для команды — только начало.

Конечно, для того чтобы реализовать это на практике, требуется проделать серьезную работу. Определить характеристики различных должностей и, соответственно, работников, которые могут быть эффективными на этих должностях. Подобрать людей, максимально точно отвечающих требованиям должности, а не «лучших и самых талантливых кандидатов» ! Управлять эффективностью работы сотрудников, оказывая им необходимую помощь и поддержку.

Матрица RACI

Матрица RACI применяется как инструмент для разграничения зон ответственности работников при выполнении различных функций. Этапы выполнения проекта и роли участников представлены в матрице RACI (табл. 1).

Таблица 1. Этапы выполнения проекта и роли участников

Ресурсы

Кроме трудовых ресурсов, для выполнения проекта потребуются материальные (компьютеры, программное обеспечение).

Следует учитывать, что некоторые ресурсы оплачиваются музеем-заказчиком, а не организацией-разработчиком, хоть и выполняют в ходе разработки и внедрения некоторые функции. Это взаимодействие с сотрудниками музея необходимо для того, чтобы грамотно сформулировать цели, задачи проекта, изучить предметную область и определить функции будущей системы. Поэтому в команду разработчиков включен системный администратор музея С. Купер, который помогает дирекции музея и разработчикам достичь лучшего понимания и повысить эффективность данного взаимодействия, выгодного обеим сторонам.

Временные рамки проекта

Распределение этапов и задач проекта во времени представлено в табл. 3 и на диаграмме Ганта (рис.3). На реализацию проекта потребуется 181 день.

Таблица 3. Распределение этапов и задач

Рис. 5. Диаграмма Ганта. Схема деления работ

Детализация процесса разработки АИС

Разработка осуществляется снизу-вверх. В процессе разработки происходит создание отдельных модулей, каждый из которых будет соответствовать своему функциональному блоку (подсистеме), затем модули объединяются в единую автоматизированную информационную систему.

Разрабатываемые модули:

Модуль 1: Подсистема " Учет музейных коллекций"

Модуль 2: Подсистема " Научно-фондовая работа"

Модуль 3: Подсистема " Реставрационная деятельность"

Модуль 4: Подсистема " Издательская деятельность"

Модуль 5: Подсистема " Выставочная и экспозиционная деятельность"

Следует отметить, что здесь тестированием занимаются сами программисты, а не тестировщики, так как это не отчетное тестирование, а проверка работоспособности модулей в процессе разработки. На рисунке 5 рассматриваются ресурсы, участвующие в процессе разработки информационной системы музея.

Рис. 7. Использование ресурсов в процессе разработки АИС

Детализация процесса разработки по этапам представлена на рисунке 4. В ходе разработки будут создаваться и тестироваться отдельные модули, которые затем будут соединены в единую систему.

Отчеты по проекту

В итоговой сводке по проекту представлена основная информация по всему проекту. Плановые и фактические даты начала и окончания, длительность выполнения всех запланированных работ, трудозатраты по часам, затраты на осуществление бизнес-проекта, а также информация о задачах и о ресурсах.

Бюджет проекта

Общий запланированный бюджет проекта составляет 1679,765 тыс. рублей (табл.6.4). Это, согласно текущему курсу (1 американский доллар = 31,302 российского рубля на 28 мая 2013 года), равняется 53 663 $. Естественно, ни один музей даже самый крупный, не может позволить себе приобретать столь дорогостоящий программный продукт. Поэтому в договоре с заказчиком на разработку была указана цена, не намного превышающая уровень цен на рынке программных продуктов, с учетом масштабов внедрения и затрат разработчика, 12 080 $ (разработка и внедрение информационной системы на 36 музейных компьютерах), что приблизительно равно 384, 119 тыс. рублей. Это не покроет всех затрат на разработку, однако разработанная информационная система не является эксклюзивной и может быть продана другим клиентам в дальнейшем.

При этом ценовая политика компании-разработчика должна быть такой, чтобы предлагаемая информационная система могла конкурировать с известными представителями этой рыночной ниши. Цены на рынке программных продуктов для автоматизации музейной деятельности колеблются от 800 $ до 3500 $, как было сказано ранее. Основываясь на этих данных, организация будет строить свою ценовую политику.

Итак, предлагая свою информационную систему другим музеям, скажем, за 2800 $, «Ovio-Tech» может рассчитывать на покрытие всех издержек после продажи данной системы еще 15 музеям. Это не составляет проблем, в связи с тем, то создатели ИС «Ovio-Tech» — это достаточно крупная организация, осуществившая уже много проектов, следовательно, может выделить средства на покрытие расходов на разработку. Основной целью сейчас «Ovio-Tech» видит выход на новый для себя рынок и завоевание его доли, в данном случае величина прибыли значения не имеет. После продажи 15 музеям (потребуется меньше одного года) своей информационной системы «Ovio-Tech» вернет свои инвестиции, вложенные в данный проект, станет получать прибыль от продажи разработанного программного продукта. А так как спрос на подобные информационные системы сейчас крайне велик, как мы уже выяснили ранее, он намного превышает предложение, у организации не возникнет проблем с тем, чтобы реализовать свой продукт.

Кроме того, организация считает целесообразным упростить разработанную версию информационной системы, чтобы она стала более доступной для внедрения в маленькие музеи (соответственно, цена при этом тоже снизится). А с другой стороны система дорабатывается до уровня корпоративной информационной системы, которая будет автоматизировать деятельность всего музея в целом. Рассматривается вариант, при котором различные конфигурации данной системы будут продаваться на рынке от 800 $ до 3500 $ (без учета числа автоматизируемых рабочих мест).